פאהן קנה | שירותי ביקורת ובקרה לשלטון המקומי

FahnKanne

שירותי ביקורת ובקרה לשלטון המקומי ספר מוצרים

2

כמה מילים עלינו...

פאהן קנה ניהול בקרה בע"מ הינה חברה בת של משרד רואי החשבון פאהן קנה ושות', הנמנה על ששת המשרדים Grant Thornton הגדולים בארץ והפועל קרוב לחמישים שנה. פאהן קנה ושות' חבר בפירמה הבינלאומית השישית בגודלה בעולם, ומהמובילות בתחום שירותי ראיית חשבון, מיסים וייעוץ עסקי. פאהן קנה ניהול בקרה, הינה החברה הגדולה והמובילה בתחום שירותי הביקורת הפנימית בישראל. לחברה שנות ניסיון במתן שירותי בקרה ארגונית בכלל, וביקורת פנימית בפרט. שירותנו כוללים, בין השאר: ביקורת 30 , ביקורת מערכות מידע ממוחשבות, ביקורת חקירתית, בקרת שכר ממוחשבת SOX פנימית, סקרי סיכונים, יישום ושירותי בקרה נוספים. מחלקת השלטון המקומי בהובלתו של נועם פרקש, שותף במשרדנו, אשר לו ניסיון של מעל לעשור בניהול בקרה בחברות ובארגונים במגזר הציבורי והמתמחה ברגולציה ושיטות עבודה של עיריות, רשויות מקומיות ואזוריות, חברות כלכליות וחברות בנות נוספות הנמצאות תחת כנפי השלטון המקומי. השירותים אותם אנו מציעים הינם בעלי ערך מוסף למבקרי העיריות ומועצות מקומיות/אזוריות אשר מגיע מתוך בקרה והיכרות עם מגוון עצום של תהליכים בשלטון , שנה בביצוע עבודות ביקורת פנים 30 ניסיון של למעלה מ המקומי ובחברות ציבוריות גלובאליות רבות.

עובדים ייעודיים לתחום הביקורת הפנימית ושירותי הבקרה. 80 עובדים, מהם כ- 370 במשרדנו מועסקים כ-

הייחודיות שלנו

אנו המובילים בישראל בתחום שירותי הבקרה וכן חלק מפירמת רואי חשבון מהגדולות בארץ.

היקף פעילותנו הנרחב והידע הרב שנצבר, מאפשרים לנו לקיים התמחויות מיוחדות, אשר אפשריות רק במשרד גדול ולספק שירות באיכות גבוהה (ראה בהמשך "שיטת הכוכב").

שיטת עבודתנו מבטיחה שירות אישי ומעורבות הצוות הבכיר בכל עבודה שאנו מבצעים.

3

4

FahnKanne

נועם פרקש שותף 03-7106551 טל': Noam.Farkash@il.gt.com : דוא"ל

סקר סיכונים

מטרת סקר הסיכונים הינה איתור תחומים בעירייה, אשר חשופים בצורה מוגברת לסיכונים של אובדן כספים, אי סדרים, פגיעהבשמההטובשלהעירייה, אי יעילות ועוד. ככלשיחידהמסוימתאו תהליךמסויםחשופים יותר לסיכונים מהותיים, חשיבותם לצורכי ביקורת פנימית גדלה. סקר זה ירכז את הסיכונים המהותיים הגלומים בפעילות העירייה , סיכוני מעילות. ניתוח IT לרבות סיכונים אסטרטגים, סיכונים תפעוליים, סיכונים משפטיים, סיכונים פיננסים, סיכוני רמות הסיכון בתהליכים ישמש את העירייה לצורך בניית תכנית עבודה אפקטיבית לביקורת הפנימית בעירייה.

להלן פירוט שלבי העבודה:

שלב א' – אישור המתודולוגיה • כבסיס לביצוע הסקר תאושר מתודולוגיית סקר הסיכונים במשותף עם העירייה. שלב ב' – איסוף מידע על הגורמים הנסקרים • שלב זה כולל איסוף חומר רלוונטי על הגורמים הנסקרים אשר יסייעו לנו בהבנת התהליך ומיפוי הסיכונים, ובכלל זה הכרת המבנה הארגוני, נושאי תפקיד, נהלים רלוונטיים, סקר סיכונים קודם, דוחות ביקורת רלוונטיים, אירועים חריגים בעבר וכדומה. שלב ג' – פגישות עם המנהלים הרלוונטיים ואיסוף המידע • בשלב זה נקיים פגישות עם כל אחד מהמנהלים הרלוונטיים האחראים על מוקדי הסיכון המהותיים, במסגרתן נקבל מכל מנהל, מידע אודות תהליכי העבודה המהותיים שבאחריותו לרבות מבנה ארגוני, גורמים אחראים, מערכות מידע, היקף הפעילות, אירועים בעבר וכו'. שלב ד' – עיבוד החומר, הגדרת הסיכונים והצבת הנתונים במודל לקביעת הסיכון השיורי • בהתאם למידע שייאסף ועל בסיס ניסיוננו, נגדיר לגבי כל אחד מהתהליכים את הסיכונים הפוטנציאלים. בנוסף, לגבי כל תהליך נעריך את רמת הסיכון, קיום גורם אחראי והבקרה. לגבי כל תהליך מהותי ידורגו הפרמטרים השונים ויינתן ציון משוכלל המשקף את הסיכון השיורי. בהתאם לצורך, נבצע פגישות נוספות להשלמת המידע הנדרש. שלב ה' – סיכום הממצאים והצגת ממצאי הסקר לעירייה • לאחר תיקוף הממצאים, יוצגו תוצאות הסקר במסמך מרכז ומפורט בפני הנהלת העירייה.

6

ניהול מצאי עירוני

להלן רשימת הנושאים שיבדקו על ידנו:

• – קיומו של נוהל עירוני המגדיר את התפקידים השונים, תהליכי העבודה, תחומי הפעילות נהלים ואכיפת ניהול המצאי והאחריות של כל הגרומים בתהליך ניהול המצאי.

• – קיומה של תכנית עבודה סדורה ברמה החודשית והשנתית, אשר תכלול: ספירות מצאי, הוצאת פריטים תוכנית עבודה משימוש, הצעת פרטי מצאי ליחידות אחרות, דיווח מיחידות בדבר מצב המצאי הקיים ביחידות.

• – בחינת הכלים למדידת ההצלחה והערכה לנושאים השונים המתקיימים במחלקת המצאי העירונית. כלי מדידה ומדדים

• – בדיקת ניהול רישום המצאי ע"י רשם המצאי עפ"י התקנות. מערכת לרישום המצאי

• – סוגי הטובין הרשומים במערכת מצאי, פתיחה/עדכון של יחידות מצאי במערכת, פתיחה/עדכון של ניהול מצאי ועדכונו מק"טים במערכת.

• – תנועת פרטים במערכת, עדכון תנועת ציוד מחשוב במערכת, שווי הפריטים הרשומים במערכת. תנועות מצאי

• – דוחות הניתנים להפקדה במערכת, מעקב אחריות הפריטים. מעקב ובקרה

• – בדיקת קיומן של ספירות מצאי בהתאם לתקנות. ספירות המצאי

• – בחינת הליך גריעת המצאי הנעשית ע"י מנהל הוצאה ווידוא הצגת דוחות על גריעת פרטי הוצאת פריטים משימוש מצאי לוועדת רכש ובלאי בטרם גריעתו.

הליך קבלת אישור בטאבו להלן רשימת הנושאים שיבדקו על ידנו: • – בדיקתקיומו של נוהל העוסק נהלים והנחיותעבודה בנושאים רלוונטיים לתהליך הנפקת האישור הכוללים: • מסמכים נדרשים. • הליכי הבדיקות במחלקת היטלי פיתוח והשבחה וסיווגם. • הליך הבדיקה כאשר קיימת חריגות בניה. • הליך הבדיקה במקרה בו נדרשת בדיקת שמאי מקרקעין. • לוחות זמנים. • בקרה על התהליך.

• – בדיקת קיומן של בדיקות שינויים מדידת נכס בנכסים שמתבצעות ע"י העירייה לצורך מתן אישור לטאבו והשוואת נתוני מדידות שבוצעו בפועל מול הנתונים המעודכנים במערכת הגבייה. • – בדיקת קיום אישור לצורכי אישור לצורכי משכנתא משכנתא וציון מפורש כי מדובר ב"אישור לצורך רישום משכנתא בלבד" ולא באישור לטאבו. • – בדיקת הליך הארכת אישורים הארכת אישורים אשר תכלול: בקשה להארכת תוקף, גורם מאשר, תקופת הארכה, זיהוי והתאמה בין בעל האישור למבקש הארכה. • – בדיקת המקרים החריגים אשר בגינם מקריםחריגים ניתן אישור אשר תכלול: גורם מאשר, סיבת החריגה, בדיקת לוחות הזמנים לתיקון החריגה. • – בחינת הליך בדיקת חריגות תוספות וחריגות בניה הבנייה ע"י מחלקת פיקוח על בנייה, בדיקת נהלי העבודה של מחלקת הפיקוח, אופן הטיפול בחריגות והמשך מעקב אחר חריגות קיימות. • – בחינת התקשורת ושלמות ממשקים בין האגפים זרימת המידע בין המחלקות השונות אשר עוסקות בדבר אישור לטאבו, בדיקת קיומם של מערכות ממוחשבות המרכזות את הבקשות השונות.

• – בדיקת התשלומים תשלום אגרת אישור לטאבו בגין בקשת אישור לטאבו והנפקת חשבוניות בהתאם.

• – בדיקת התיעוד מורשה למתן אישור לטאבו לסמכות שניתנה ע"י ראש העירייה למורשה מטעמו, המאשר בחתימתו את סילוק החובות במלואם ביחס לנכס בגינו התבקש האישור.

• – בדיקת רציפות וניהול תקין רציפות אישורי טאבו של האישורים המונפקים.

• – בחינת העמידה בימי התקן אשר נקבעו זמני תקן בנוהל "העברת בעלות לרשם המקרקעין".

אחזקת מוסדות חינוך להלן רשימת הנושאים שיבדקו על ידנו:

• – קיומה של תכנית אחזקה עבור מוסדות החינוך. תכנית אחזקה • – בחינת קיומם של דוחות מעקב תקציב מול ביצוע ובחינת חריגות/עודפים. תקציב אחזקת הנכסים • – בחינת ההתקשרות עם נותני שירותי אחזקה בגין תחזוקת מוסדות החינוך. התקשרויות עם ספקים • – בחינת נאותות התשלומים לספקים בגין אחזקה מוסדות החינוך. תשלומים לספקים • – מעקב ובקרה אחר טיפול בתקלות ושיפוצים, קיום מעקב אחר פניות תפעוליות באמצעות תפעול ואחזקה שוטפת מערכת ממוחשבת (במידה וקיים). • – קיום צ'ק ליסט יומי, תכנית תחזוקה שוטפת/שנתית במוסדות החינוך. תכנית אחזקה מונעת • – קיום ונאותות של דיווחים להנהלת העירייה בנושאי אחזקת נכסי מוסדות החינוך. דיווחים להנהלה

7

8

בחינת נאותות הליך רישום דו"חות חניה להלן רשימת הנושאים שיבדקו על ידנו:

• - מעקב ובקרה אחר טיפול בתלונות מוקד פניות תושבים בנושא חניות, קיום מעקב אחר פניות תפעוליות באמצעות מערכת ממוחשבת (במידה וקיימת). • – בחינת הליך תיקון והשלמה של תיקונים והשלמות דו"חות בהתאם לנהלים, קבלת אישור גורם ממונה במידת הצורך וניתוח מספר ההשלמות והתיקונים ביחס לסך הדוחות שנרשמו. • – נאותות תיעוד הדו"חות בצירוף מעקב ובקרה אסמכתאות רלוונטיות ובחינת תהליכי מעקב ובקרה פנימיים אחר המשך הטיפול בעירייה לאחר מתן הדו"חות. • – ישיבות הנהלה תקופתיות בנושאי קנסות דיווחים ודו"חות, גבייה, ישיבות עם גורמים מקצועיים/יועצים משפטיים, דיווחים למועצת העיר בנושא, ותדירות הדיווחים המוגשים בנושא.

• – קיומם, עדכניותם ושלמותם של נהלים נהלים כתובים בנושא רישום של קנסות ודוחות חנייה ויישומם בפועל. • – בחינת תהליך מינוי מפקחי העירייה תוך כוח אדם התייחסות לעמידה בתקנים רלוונטיים וביצוע הכשרות מקצועיות. • – נאותות ותקינות הציוד וכלי הרכב ציוד וכלי רכב המשמשים את פקחי החניה בעבודה השוטפת, בחינת כמותם ואיכותם בהתאם לתקן הנדרש.

• – קיום תכנית עבודה שנתית, בחינת תכנית עבודה אישורה ויישומה בפועל.

• – בחינת עבודת הפיקוח עבודת פיקוח שוטפת במישור היום-יומי ובחינתה בשטח בחלוקה לאזורים ולוחות זמנים, אופן רישום הדו"חות והקשר עם התושב.

ניהול נכסי נדל"ן מניב להלן רשימת הנושאים שיבדקו על ידנו:

• – ביצוע תמחיר והערכות שווי חיצונית תקופתיות. ניהול שוטף של נכסים

• מעקב ובקרה אחר נכסים שאינם מאוכלסים, פיקוח וטיפול בשוכרים שאינם משלמים.

• – קיום ונאותות מכרזים והצעות מחיר, בדיקות מקדימות בגין שוכרים. טרום התקשרות עם שוכרים

• - בדיקת נאותות, חתימתחוזים עםשוכרים על פי מסמך זכויותהחתימהשל החברה, בדיקתתוקף השכירות. חוזי שכירות

• נאותות קבלת התשלומים לעירייה בגין הכנסות מדמי שכירות.

• – נאותות הדיווחים להנהלת עירייה בגין הכנסות מדמי שכירות, בעיות עם שוכרים ועוד. דיווחים

• נהלי עבודה ומבנה ארגוני. • סקירת מאגר היועצים - זיהוי חריגים, ביצוע השוואה מול ההתקשרויות בפועל, איתור יועצים כפולים, הזמנות עבודה מפוצלות ועוד. • בחינת המנגנון להסדרת התקשרויות עם יועצים חיצוניים. בחירה ועבודה מול יועצים להלן רשימת הנושאים שיבדקו על ידנו:

• נאותות תהליך בחירת היועצים, לרבות: קבלת הצעות מחיר, אישור ההתקשרות על פי מסמך זכויות החתימה, בדיקת ניגוד עניינים ועוד. • בחינת המעקב והבקרה אחר ביצוע עבודת היועצים . • ניתוח ניצול הסעיף התקציבי הרלוונטי ומעקב אחר ביצוע.

רישוי עסקים להלן רשימת הנושאים שיבדקו על ידנו:

• נאותות תהליך חידוש רישיונות.

• נאותות הליך רישוי עסקים ועמידה בדרישות המובאות בחוק רישוי עסקים, תקנות רישוי עסקים, צו רישוי עסקים. • כוח אדם ומשאבים. • נהלי עבודה ותכנית עבודה שנתית. • ניהול ותיעוד תיקים ובקשות לרישיון עסק. • בחינת השימוש במערכת ממוחשבת לניהול תיקי רישוי.

• קיום פיקוח תברואתי.

• ניהול תלונות הציבור באמצעות מוקד פניות.

• נאותות תהליך אישור וחתימה על רישיון עסק.

• בחינת יעילות הפיקוח והבקרה של מחלקת רישוי עסקים לרבות ביצוע ביקורות פתע לעסקים ברשות.

בקרת שכר להלן רשימת הנושאים שיבדקו על ידנו:

• עובדים שמקבלים סמלי שכר שלא בהתאם לתפקיד שלהם. • בחינת נאותות תשלום דמי המעונות. • קפיצות בדירוג הדרגה שלא בהתאם להסכמים. • עובדים החורגים מהיקפי השעות הנוספות שאושרו. • בדיקה אחר תשלומים חד פעמיים כגון מענק יובל, הבראה, משכורת יג. • בקרת אש"ל.

9

10

שכר להלן רשימתהנושאיםשיבדקו על ידנו:

• הבנת הרקע הכללי בנושא השכר בחברה הכולל עלויות ששולמו, מספר עובדים בחלוקה למחלקות ומערכת המידע הרלוונטית לשכר. • בדיקת קיום, שלמות, נאותות ועדכניות של נהלי העבודה בחברה. • בדיקת קיום הסכמי העסקה בחברה ונאותותם. • התאמת חישובי השכר המשולם להסכמים עם העובדים. • בדיקת תהליך קליטת עובדים במערכת המידע בחברה.

• – זיכויי חופשה, ניצול מדיניות החברה בנושא חופשה חופשה ותשלום חופשה. • – הזנת נתונים למערכת תשלומיםפנסיוניים לעובדים השכר, עמידה בחוק הפנסיה ובקרות של ההנהלה. • – בדיקת רכיבי שכר נוספים וזקיפת שווי בגינם ארוחות, רכבים, טלפון נייד. • בחינת רמת בקרות השכר הקיימות בחברה ויישומן. • תהליך הערכת עובד ועדכון שכרו. • – תהליך מתן הלוואה ומעקב אחר הלוואות עובדים ההחזרים.

דיווחי נוכחות להלן רשימת הנושאים שיבדקו על ידנו:

• איתור דיווחי שעות כוזבים ותשלומי יתר. • קיום הליך אישור דיווח השעות על ידי גורם ממונה. • נאותות דיווחי שעות נוספות ותגמולי עובדים על פי ביצוע העבודה בפועל.

• בחינת הליך דיווח שעות עובדים באמצעות מערכת ממוחשבת. • התאמת דיווחי השעות לתלוש השכר. • קיום בקרות אחר ביצוע שעות העבודה בפועל.

משאבי אנוש להלן רשימת הנושאים שיבדקו על ידנו:

• קיום ונאותות של נהלי עבודה כתובים בנושא משאבי אנוש. • קיום ותיעוד הדרכות לעובדים בנושא הטרדה מינית, קוד אתי, חוקים רלוונטיים ועדכוני חקיקה. • נאותות תהליך גיוס עובדים חדשים – הגדרת גורם רלוונטי, תנאים מקדימים להעסקת עובד, תיעוד הליך בחירת עובד חדש, קביעת תנאי העסקה, מילוי טפסים נדרשים בעת קבלה לעבודה, ונאותות העברת נתוני שכר למחלקת השכר לצורך פתיחת עובד במערכת. • ניהול תיקים אישיים – שלמות המידע המופיע בתיקי העובדים, נאותות השמירה והגישה לתיקים/הסמכות. • נאותותמדיניותקביעתרמותשכר לפי תפקיד, השכלה וקריטריונים נוספים לקביעה והעלאת משכורות. • – קיום, שלמות ונאותות הנהלים בנושא הרכש. נהלים • – בדיקת יעילות הרכש וקיום הליכי תהליך הרכש תמחור ספקים, בדיקת מעורבות הרכש בשרשרת האספקה (איחורים בקבלת סחורה, בקרות איכות, אישור חשבוניות). • – הגדרת הגורמים המורשים לפעולות הרשאות גישה במערכות המידע הקשורות לתהליך הרכש, בדיקת טבלת הרשאות לאישור דרישת רכש. • – בדיקת הליך תכנון הרכש תכנית ותקציב רכש ושלימות תכנית ותקציב הרכש, בדיקת העברות תקציביות ובדיקת עמידה בתוכנית ותקציב הרכש שנקבע. רכש להלן רשימת הנושאים שיבדקו על ידנו:

• קיומה של תכנית לשימור עובדים, וביצוע פעולות אקטיביות לשימור עובדים.

• נאותות ביצוע הערכות עובדים תקופתיות ומעקב אחר ביצוען, ככלי לתיאום ציפיות בין העובד למעסיקו, שימור עובדים וקבלת החלטות על עדכוני שכר. • נאותות ביצוע ומעקב אחר הדרכות והשתלמויות להקניית ידע, מיומנויות וכלים לעובדים לצורך מילוי תפקידם, ולצורך עמידה בהוראות רגולטוריות. • נאותות תהליך הפיטורין בהתאם להוראות החוק, ביצוע שימוע, מתן הודעה מוקדמת לעובד, ושמירה על זכותו לייצוג הוגן.

• - בחינת קיומםשל הסכמים עם התקשרותעםספקים ספקים למעט ספקים מזדמנים, בחינת קבלת הצעות מחיר, פתיחת ספקים במערכת, הערכת ספקים, ועדת רכש, עמידה בתנאי סף וניגוד עניינים. • – מעקב אחר ספקים רדומים ספקים במערכת וחסימת ספקים לא פעילים במערכת, בדיקת בקרות הגדרת ספק יחיד במערכת, תהליך התקשרות עם ספק יחיד. • – בדיקת הליך ביצוע הזמנות רכש, הזמנות מספקים התאמת חשבוניות להזמנות, אישור דרישות רכש ואישור חשבוניות. • - בדיקת שביעות הרצון מהרכש ע"י הערכת ספקים סקר שביעות רצון. • מערכת מידע בתהליך.

11

אבטחת אמצעי תשלום להלן רשימת הנושאים שיבדקו על ידנו:

12

• – אישור כרטיסים, סוגי ההוצאות כרטיסי אשראי המשולמות באמצעותם, מעקב אחר הוצאות.

• קיום, נאותות ועדכניות מסמך זכויות חתימה בעירייה.

• – מסמכים הנדרשים הקמת ספק ושינוי פרטי ספק בתחילת ההתקשרות, שינוי פרטי חשבון בנק.

• נאותות מסמכי מורשי החתימה המצויים בידי הבנקים והתאמתו לפרוטוקול זכויות החתימה העדכני. • יישום זכויות החתימה בביצוע תשלומים, פעולות בנקאיות, נושאים פיננסיים וניהול הסכמי העסקה ושכר.

• – גישה לקבץ תשלומים, אישור שידור על ידי מס"ב גורמים מורשים, התאמה בין חשבונות הבנק במס"ב לבין טופסי הקמת ספק.

• - הרשאות גישה לפתיחת חשבונות מערכת המידע (ספק / עובד) ועדכונם.

• נהלי/נוהגי עבודה בנוגע לאמצעי התשלום השונים בעירייה.

• – הפרדת תפקידים, תדירות ביצוע, התאמות בנקים אי התאמות, אישור התאמה.

• – אבטחת המחאות, דוחות מעקב, רציפות, המחאות חתימה על ידי גורמים מורשים.

• – ספירות פתע, בדיקת סוגי הוצאות, קופה קטנה התאמהלמחזורהקופההקטנה, קיוםפתקי התחייבות, אבטחת קופה קטנה.

• – בקרות הקיימות בעירייה בשימוש העברות בנקאיות בהעברה בנקאית, חתימה על ידי גורמים מורשים.

ספרייה עירונית להלן רשימת הנושאים שיבדקו על ידנו:

הכנסות מאתרי תרבות להלן רשימת הנושאים שיבדקו על ידנו: • מיפוי ההכנסותהמתקבלותמאתרי התרבותהנמצאים בשליטת העירייה. • בחינת נאותות ההסכמים בין העירייה לבין מפעילי האתרים. • עמידה ברגולציה רלוונטית להפעלת אירועים רבי משתתפים. • בחינת הבקרות הקיימות על ידי העירייה על הניהול השותף של אתרי התרבות. • נאותות הדיווחים המתקבלים ממפעילי אתרי התרבות לעירייה.

• קיום ונאותות נהלי עבודה ומבנה ארגוני על פי הנדרש בחוק ובתקנות.

• ניהול מלאי הספרייה ועמידה בתנאי מלאי מינימלי.

• ניהול מאגר הנתונים.

• בחינת שעות פעילות הספרייה, לרבות קיום אירועי תרבות וחינוך ועמידה בתנאי החוק והתקנות.

• בחינת מערך ההשאלה, הגביה והשירותים הנלווים.

• נגישות לאנשים עם מוגבלויות, לרבות בחינת נגישות אתר הספרייה.

תחזוקת מתקני ספורט להלן רשימת הנושאים שיבדקו על ידנו:

• – קיומה של תכנית אחזקה עבור מגרשי הספורט. תכנית אחזקה • – בחינת קיומם של דוחות מעקב תקציב מול ביצוע ובחינת חריגות/עודפים. תקציב אחזקת המגרשים • – בחינת ההתקשרות עם נותני שירותי אחזקה בגין תחזוקת מגרשי הספורט. התקשרויות עם ספקים • – בחינת נאותות התשלומים לספקים בגין אחזקת מגרשי הספורט. תשלומים לספקים • – מעקב ובקרה אחר טיפול בתקלות ושיפוצים, קיום מעקב אחר פניות תפעוליות באמצעות תפעול ואחזקה שוטפת מערכת ממוחשבת (במידה וקיים).

• – קיום צ'ק ליסט יומי, תכנית תחזוקה שוטפת/שנתית במגרשי הספורט. תכנית אחזקה מונעת

ביטוח להלן רשימת הנושאים שיבדקו על ידנו:

• - קיום נוהל / מדיניות בעירייה בנושא ביטוח, ויישומם בפועל. מדיניות • - נאותות ועדכניות סקר סיכוני הביטוח שבוצע בעירייה, והאם בוצע על ידי גורם בלתי תלוי. סקר ביטוחי • – התאמת גובה הכיסוי הביטוחי, תוקף הביטוח ונאותות התשלומים בהתאם לפרמיה שנקבעה. פוליסות ביטוח • - תהליך חידוש פוליסות הביטוח ובחינת יחס עלויות הביטוח אל מול גידול / קיטון בהשתתפות רכישת פוליסות ביטוח העצמית.

• - בדיקת צרכי החברה והעלויות. ביטוח סייבר

עבודה מול קבלנים להלן רשימת הנושאים שיבדקו על ידנו:

• קיום ונאותות נהלי עבודה והפרדת תפקידים בתהליך. • (מנהל פרויקט, אדריכלים, מתכננים, קבלנים ראשיים, קבלני משנה ונותני שירות אחרים). הליך בחירת ספקים • – סקירה משפטית של ההסכמים, בדיקות לאיתנות. פיננסית, קבלת ערבויות, רישיון קבלן, חתימה הסכמי התקשרות על ידי מורשי חתימה.

• – הליך אישור חשבון לתשלום וביצועו בפועל בהתאם להסכם. תשלומים לספקים וקבלנים • תהליך הסקת מסקנות והערכה.

13

14

פינוי אשפה להלן רשימת הנושאים שיבדקו על ידנו:

• בקרה אחר טיפול בפסולת אריזות (כתומים).

• נאותות ההסכם עם קבלן פינוי האשפה ועמידה בתנאיו. • בחינת הדיווחים והפיקוח על ידי העירייה על עבודת הקבלן. • שעות מועדי פינוי האשפה בהתאם לתקן הנדרש.

• נאותות התשלומים המועברים לקבלן בהתאם לתנאי ההסכם.

• ניתוח קריאות מוקד ועמידה בזמני הטיפול.

מוכנות הרשות לאירועי חירום להלן רשימת הנושאים שיבדקו על ידנו: • תפקוד הממונה לשעת חירום. • תפקוד וועדת מל“ח וועדת פס“ח. • נהלי עבודה דרושים. • אופן הפעלת המערך לשעת חירום. • הערכות העירייה בשעת שיגרה לרבות הדרכות, תרגילים והשתלמויות.

• פתרונות מקלוט לעת חירום. • הפעלת קבלנים לעת חירום. • בחינת תפעול מחסני החירום. • קיום תרגילים עירוניים וביקורות כוננות מל"ח בעירייה.

מוקד עירוני להלן רשימת הנושאים שיבדקו על ידנו:

• סיווג פניות לפי דחיפות וטיפול נאות. • תפעול המערכות המשמשות את האגף. • קיום מערך שימור עובדים ושיפור עובדים. • קיום תוכנית עבודה ואכיפתה. • קיום הדרכות לשימור ושיפור מקצועיות • ניהול לוח זמנים וביצוע מעקב אחר עמידה בו.

• מבנה ארגוני וכוח אדם. • בחינת הממשקים בין אגפי הרשות. • דרכי הפנייה ויצירת קשר של התושבים עם העירייה. • קיום נהלי עבודה נאותים. • קיום סקר שביעות רצון לתושבי העיר והסקת מסקנות.

שירות וטרינרי להלן רשימת הנושאים שיבדקו על ידנו:

• נהלי עבודה וכוח אדם.

• מתן שירות על ידי אנשי מקצוע המוסמכים לכך.

• בחינת עבודה מול ממשקים ממשלתיים רלוונטים ובין אגפים ברשות.

• טיפול בתלונות על חיות משוטטות/משוחררות, ולכידתן באמצעות לוכד בע"ח.

• נאותות תהליכי העבודה בכל הקשור לפעילות המחלקה הווטרינרית.

• שירות וטרינרי חירום.

• הגדרת תוכנית עבודה ובחינת עמידה בה.

• פיקוח על רישוי אחזקת חיות וחיסונים.

• בחינת הליך הרכש והתקשרויות עם ספקים בעניין המזון, תרופות, ציוד וכו'. • נגישות לציבור הרחב – דרך טלפון, דרך אינטרנט, הגעה פיזית וקבלה במכון.

• בחינת הבקרות בתשלומי אגרות וחידוש רישיונות.

• נאותות גבייה אגרת רישיון, גביית דמי החיוב ובדיקות משנה.

מיצוי הכנסות בבתי הספר להלן רשימת הנושאים שיבדקו על ידנו:

• בחינת בקרות קיימות ברשות בעבודה מול בתי הספר.

• בניית תקציב שנתי נאות.

• בדיקה ואימות גמולים בשכר עובדי הוראה.

• ביצוע מעקב שוטף אחר מיצוי ועמידה בתקציב.

• בדיקת תקציבי משרד החינוך, בקרת ניצול שעות/ הקצאת שעות תקן.

• ביצוע בדיקות שוטפות אחר גבייה .

15

16

היטלי השבחה ואגרות בנייה להלן רשימת הנושאים שיבדקו על ידנו: • גיבוש תוכנית בנייה והשבחה, ובחינה תקופתית לעמידה בה. • בחינת עמידת תוכנית בנייה והשבחה במדיניות שנקבעה על ידי המועצה הארצית. • בחינת תשלומים לוועדה מקומית בשל השבחת מקרקעין. • בחינה כי היטל השבחה צמוד למדד המחירים לצרכן או מדד תשומות הבנייה.

• בחינת תיקי גבייה וזכאות פטורים ככל ורלוונטי.

• פיצויים בגין ירידת שווי הנובעת משינוי תכנוני.

• השקעת תקבולי החלף לשם פיתוח קרקעות בתחום הרשות.

• עבודה שוטפת בין ממשקים ואגפים ברשות, כגון הנדסה, משפטי, כספים וכו.

תמרור עירוני להלן רשימת הנושאים שיבדקו על ידנו:

• בחינת עבודה שוטפת מול אגפים רלוונטיים ברשות.

• תוכנית עבודה לשיפור ובחינת התמרורים העירוניים.

• בחינת ייעול הצבת תמרור באיזור והסקת מסקנות.

• אכיפה נאותה לתמרור על ידי השיטור העירוני.

• הצבת השילוט ונראות לפי התקנות הקבועות בחוק.

• סיור לבחינת תקניות התמרורים – עמידותם ונראותם.

• תחזוקת תמרורים.

• הגדרת תקציב לשיפור התמרור ובחינת עמידה בו.

פיתוח ותחזוקה שטחי ציבור להלן רשימת הנושאים שיבדקו על ידנו:

• קיום תוכנית תחזוקה שנתית לצורך פיתוח ותחזוקה שטחי ציבור.

• תחזוקה שוטפת של שטחי הציבור.

• בחינת כוח האדם וקיום הציוד הנדרש על פי התקן.

• עבודה שוטפת בין אגפים רלוונטיים ברשות כגון הנדסה, משפטי וכו'.

• הגדרת תקציב לפיתוח שטחים ציבוריים ברשות ובחינת עמידה בו.

ניקיון במרחב הציבורי להלן רשימת הנושאים שיבדקו על ידנו:

• פיקוח ובקרה אחר עבודת הקבלנים. • ניהול צוות הניקיון ברמה יומית, שבועית וחודשית. • רישום עקבי לגבי תשלומים לעובדים/קבלנים (כגון: חברות ניקיון) ובחינת תשלומי עודף. • קיום מעקב אחר ביצוע עבודות ניקיון ציבורי בשוטף.

• קיום תוכנית עבודה ברמה יומית/שבועית לעובדי ניקיון באזורי העיר. • פיקוח אחר עבודות שבוצעו על ידי עובדי הניקיון. • מערך קבלת תלונות של תושבים ויישומם באופן נאות. • נאותות הליך בחירת קבלנים חיצוניים.

גביה והנחות מארנונה להלן רשימת הנושאים שיבדקו על ידנו:

• הליך רישום תקבולי ארנונה. • בחינת קיום בקרות נאותות להליך הגבייה ומתן ההנחה באופן נאות. • בחינה מדגמית לנאותות מתן ההנחות והיקף גביית הארנונה. • הפקת דוח חריגים וטיפול נאות. • בחינת הרשאות גישה למורשים בלבד (לצורך הזנת הנחה ונתוני גבייה).

• נאותות של התעריפים שנקבעו.

• חיובים של אגרות ארנונה/מים נרשמו ובוצעו באופן נאות.

• אילו דרכי גבייה והתקשרות קיימות.

• קיום תוכנית גבייה ועבודה שנתית ועמידה בה.

• עמידה בתנאי הסף לצורך הנחה בארנונה.

מועצה דתית להלן רשימת הנושאים שיבדקו על ידנו:

• אופן גיוס הכספים (תרומות) ושימושו. • יחסי הגומלין של המועצה הדתית עם העירייה. • פעילותה מול המשרד לשירותי דת ולהוראות ההלכתיות של הרבנות הראשי.

• ישיבות המועצה והחלטותיה. • מצבת כוח האדם במועצה הדתית ואופן ניהולו. • פעילות המועצה בתחומים השונים: טהרת המשפחה, כשרות, נישואים וכו'. • תקציב המועצה הדתית ברשויות ועמידה בו.

17

18

הנדסה להלן רשימת הנושאים שיבדקו על ידנו:

• קיומה של תוכנית עבודה שנתית ובדיקות לצורף בחינת אכיפתה. • תקציב שנתי להנדסה ובחינת עמידה בתקציב. • תוכנית אכיפה לליקויים וחריגים . • הדרכות מקצועיות לעובדי האגף, תכיפותן ותוכנן. • יחסי הגומלין בין הרשות לבין אגפים רלוונטיים ברשות ובין משרדי הממשלה. • מקצועיות צוות האגף. • התקשרויות עם ספקים, הזמנות וקליטת רכש ומלאי.

• קיום תוכנית עבודה לפרויקט לפי תקנות וחוקים • היוועצויות עם גורמים מקצועיים חיצוניים, ככל ועלה הצורך (עו"ד, שמאי וכו'). • קבלת תלונות וטיפול בהן. • הכרזת מבנים מסוכנים וטיפול נאות. • טיפול בפסולת חומרי עבודה ששימשו להקמת/ השבחת שטח ציבורי. • בחינת עמידה בחלוקת שטח קרקעות לפי טאבו ו/או שטח הרשות. • הפקת צווי הריסה במידת הצורך.

רווחה להלן רשימת הנושאים שיבדקו על ידנו:

דוברות ופרסום להלן רשימת הנושאים שיבדקו על ידנו:

• קיום תוכנית בנושא חשיפת נושאים של הרשות לתקשורת. • נהלי עבודה למערך הדוברות בעירייה שיכלול בין היתר התמודדות עם משברים תקשורתיים. • אופן התקשרות והפצת מידע אודות פעילות הרשות לתושביה. • אמצעי פרסום והפצה (רשת, טלוויזיה, מודעות וכו'). • הקצאת דובר (או צוות) והכשרתו בהתאם, והדרכות המועברות לו/להם. • בניית תקציב לצורך הפרסום והדוברות ובחינת עמידה בו. • הקצאת סמכויות ובניית אגף מגורמים מקצועיים. • תוכנית למשיכת מידע לדעת התושבים על אופן ההפצה והסקת מסקנות.

• בניית תקציב לרווחה ובחינת עמידה בו. • בניית תוכנית עבודה שנתית ובקרה אחר אכיפתה. • מקצועיות הצוות באגף. • הדרכות והשתלמויות המועברות לצורך שימור ושיפור המקצועיות. • זיהוי ותיעדוף מקרים לפי הצורך. • אופן ההתקשרות של התושבים עם האגף, במצב חירום ובאופן שוטף. • כלים ועזר המוענק כרווחה לתושב.

• התנהלות במקרי חירום . • מקצועיות הגורמים באגף. • טיפול בנוער וילדים בסיכון, רווחת הקשיש. • ניהול ומעקב תיקי נזקקים.

קליטה להלן רשימת הנושאים שיבדקו על ידנו:

• קליטת נתונים, הפקת נתונים והסקת מסקנות באופן נאות. • הליך גיוס משאבים בהתאם לנהלים. • אופן הפעולה מול ממשקים רלוונטיים ועבודה מול אגפים נוספים ברשות. • הקצאת תקציב שנתי ובחינה של תקציב מול ביצוע.

• קיומה של תוכנית עבודה שנתית ואכיפתה. • כוח אדם ומקצועיותו, הרשאות והסמכות. • בחינת ואכיפת עבודות האגף ועמידתו בתקנות, מדיניות ונהלים הקבועים בחוק. • מערכת המידע המשמשת את האגף – הרשאות לביצוע פעולות ולחשיפה למידע.

תנועה ותחבורה להלן רשימת הנושאים שיבדקו על ידנו:

• אופן קבלת דיווח מתושבי העיר (לדוגמה: בור בכביש, תמרור שנפל, רמזור שלא עובד). • פיקוח על התחבורה הציבורית ברחבי הרשות. • פיקוח על הסדרי ושינויי תנועה בעקבות שינויים בכבישים סמוכים/בשטח הרשות. • שימוש ברכבי עירייה.

• הקצאת תקציב שנתי לתנועה ותחבורה ובחינת תקציב מול ביצוע. • התווית תוכנית עבודה שנתית ובחינת עמידה בה. • עבודה שוטפת מול אגפים נוספים ברשות (הנדסה למשל) וממשקים ממשלתיים. • טיפול שוטף בתשתיות, כבישים, מדרכות ומעברים.

19

20

FahnKanne

ניהול כספי עודפים וניהול קופות גמל של עובדי העירייה

ישראל גבירץ שותף, מנהל מחלקת ביקורת בגופים פיננסים 03-7106555 טל': Yisrael.Gewirtz@il.gt.com : דוא"ל

במסגרת הביקורת נבדוק עמידה בדרישות הרגולציה אך גם נתרום מנסיוננו בנושאים הבאים: 8/1984 ,4/2008 ,02/2020 חוזרי מנכ"ל משרד הפנים לפקודת העיריות קובעים כיצד רשות מקומית 194 וסעיף תנהל את כספי העודפים שברשותה. ניהול כספי עודפים

• בחינת צרכים – כמה עודפים יש לי ולאיזה טווח אני מעוניין להשקיע אותם? • מדיניות השקעה – באיזה מכשירים אני מעוניין להשקיע ומהי החשיפה הרצויה לסיכון? • וועדת השקעות – מהו הקוורום הנדרש? כיצד מנהלים מעקב אחר יישום החלטות? מה כוללים הדיווחים לוועדה? • ניהול השקעות באופן ישיר באמצאות הבנק – אילו בקרות נדרשות?

• ניהולתיק – כיצדאני מעוניין לנהל אתהעודפים (באופן עצמאי או באמצעות מנהלי תיקים)? ועם כמה מנהלי תיקים אני מעוניין להתקשר? מהי שיטת החלוקה הכדאית של תיק ההשקעות למנהלי ההשקעות? • התקשרות עם מנהלי תיקים – כיצד נכון להתקשר עם מנהלי תיקים? מה נדרש לכלול ההסכם? • פיקוח ובקרה – כיצד מוודאים עמידה במדיניות השקעה? כיצד מודדים את איכות מנהלי התיקים?

ניהול קופת גמל של עובדי העירייה

במסגרת הביקורת נבדוק הנושאים הבאים:

• עמידת המתפעלים ברמת שירות נדרשת • בחינה של חיוב עמיתי הקופה בדמי ניהול בהתאם להסכמים

• קביעת מדיניות השקעות לעמיתים ומעקב אחר עמידה במדיניות • בחינת הסכמי תפעול זכויות ותפעול השקעות

21

22

FahnKanne

בטיחות וגהות

ארז מימון דירקטור, מנהל תחום בטיחות וגהות 03-7106555 טל': Erez.Maimon@il.gt.com : דוא"ל

בפרויקטי בנייה עבור הרשות עבודת קבלנים בפרויקטי בנייה של הרשות עבור עצמה, הרשות ניכנס לנעלי ה"יזם" בחקיקה ומעצם כך מנהליה חשופים בדין במקרה של אירוע בטיחותי, במידה ולא מימשו את המצופה מהם בדין. ביקורת הבטיחות ברשות תכלול פגישות עם מספר מייצג של מנהלים ברשות, הקשורים לתחום הפעלת קבלני בנייה ברשות, במטרה לבדוק את התנהלות הרשות בכל הנוגע לפיקוח ובקרה על בטיחות העבודה של קבלנים באתרי בנייה של הרשות. במסגרת הביקורת יידגמו לפחות שני אתרים בהם מבוצעת עבודות בנייה שונות עבור הרשות.

עיקרי הנושאים שיבחנו:

• מעורבות מנהלים בתחום הבטיחות (ניתן דגש גם על מידת החשיפה של מנהלים בדין הפלילי). • ניהול סיכונים למרחב הציבורי לאור עבודות בנייה באתרי בנייה של הרשות. • בטיחות עובדי העירייה האמורים לפקח על התקדמות פרויקטי הבינוי של העירייה. • תאונות עבודה שהתרחשו, חקירתם ויעילות הפקת הלקחים מהם. • דגימת דרישות בטיחות בלפחות שני חוזים מול קבלנים העובדים הבונים עבור הרשות.

• קיומה של מדיניות בנוגע לבקרה הנדרשת על הבטיחות בעבודתם של קבלנים. • פועלו של מערך הבטיחות העירוני בבקרה על תחום הבטיחות בעבודת קבלנים באתרי בנייה של הרשות. • קיומם, איכותם ויישומם של נהלי העבודה השונים בהקשרי בטיחות בהעסקת קבלנים באתרי בנייה של הרשות. • היבטי בטיחות בהיתרי הבנייה השונים ואכיפתם על ידי הרשות.

הפעלת קבלני שירות ברשות רשות מקומית מפעילה קבלני שירות רבים ומגוונים עבור הרשות. הרשות נושאת באחריות, מתוקף פקודת הבטיחות בעבודה, גם לעבודה של קבלנים בשטחה. ביקורת הבטיחות ברשות תכלול פגישות עם מספר מייצג של מנהלים ברשות כגון: אגף תשתית, אגף חזות העיר, ממונה הבטיחות העירוני ועוד, במטרה לבדוק את התנהלות הרשות בכל הנוגע לפיקוח ובקרה על בטיחות העבודה של קבלנים העובדים בתוך ועבור הרשות המקומית. במסגרת הביקורת יידגמו לפחות שני אתרים בהם מבוצעות עבודות שונות ע"י קבלנים. (במסגרת ביקורת זאת לא יבדקו העסקת קבלני שירות במוסדות החינוך - ראה פרק נפרד לנושא).

עיקרי הנושאים שיבחנו:

• קיום של מערך בטיחות כנדרש בחקיקה ומתאים למאפייני הארגון. • בחינתעומקלמספרמרכיביםבתוכניתניהולהבטיחות של הארגון בהקשר של העסקת קבלנים. • ניהול סיכונים מעבודת הקבלנים למרחב הציבורי. • פועלו של מערך הבטיחות בבקרה על תחום הבטיחות בעבודת קבלנים. • קיומה של מדיניות בנוגע לבקרה הנדרשת על הבטיחות בעבודתם של קבלנים .

• קיומם, איכותם ויישומם של נהלי העבודה השונים בהקשרי בטיחות בהעסקת קבלנים במועצה. • מעורבות מנהלים בתחום הבטיחות (ניתן דגש גם על מידת החשיפה של מנהלים בדין הפלילי). • תהליכי בקרה על ציוד המחויב בדיקה ע"פ דין. • תאונות עבודה שהתרחשו, חקירתם ויעילות הפקת הלקחים מהם. • דגימה דרישותבטיחותבלפחותשני חוזיםמול קבלנים העובדים עבור המועצה. • הדרכות עובדים (עובד גובה, עובד כשיר, תמצית סיכונים).

24

הפעלת קבלני שירות במוסדות חינוך רשות מקומית מפעילה קבלני שירות רבים ומגוונים עבור הרשות בתוך מוסדות החינוך. הרשות נושאת באחריות, מתוקף פקודת הבטיחות בעבודה וגם מתוקף הוראות מנכ"ל משרד החינוך השונות, גם לעבודה של קבלנים בשטחה וכמובן לבטיחותם של השוהים במוסדות החינוך. ביקורת הבטיחות ברשות תכלול פגישות עם מספר מייצג של מנהלים ברשות במטרה לבדוק את התנהלות הרשות בכל הנוגע לפיקוח ובקרה על בטיחות העבודה של קבלני שירות העובדים בתוך ועבור הרשות המקומית. במסגרת הביקורת יידגמו לפחות שני אתרים בהם מבוצעת עבודות שונות ע"י קבלני שירות. (במסגרת ביקורת זו לא יבדקו העסקת קבלני שירות במוסדות החינוך - ראה פרק נפרד לנושא).

עיקרי הנושאים שיבחנו:

• קיומם, איכותם ויישומם של נהלי העבודה השונים בהקשרי בטיחות בהעסקת קבלנים במועצה. • מעורבות מנהלים בתחום הבטיחות (ניתן דגש גם על מידת החשיפה של מנהלים בדין הפלילי). • תהליכי בקרה על ציוד המחויב בדיקה ע"פ דין. • תאונות עבודה שהתרחשו, חקירתם ויעילות הפקת הלקחים מהם.

• קיום של מערך בטיחות כנדרש בחקיקה ומתאים למאפייני הארגון. • בחינתעומקלמספרמרכיביםבתוכניתניהולהבטיחות של הארגון בהקשר של העסקת קבלנים. • פועלו של מערך הבטיחות בבקרה על תחום הבטיחות בעבודת קבלנים. • קיומה של מדיניות בנוגע לבקרה הנדרשת על הבטיחות בעבודתם של קבלנים.

בטיחות בעבודתם של עובדי הרשות

מועצה מקומית/ רשות מקומית כפופה לפקודת הבטיחות בעבודה ומתוך מחויבת ע"פ חוק לקיומו וניהולו של מערך בטיחות שיעזור למנהלים לשמור על בריאותם ושלומם של עובדיהם. ביקורת הבטיחות תכלול פגישות עם מספר מייצג של מנהלים כגון: ממונה הבטיחות, סמנכ"ל/מנכ"ל הרשות וכמו כן תדגום את סביבת עבודתם של מספר עובדי המועצה בכדי לאמוד את מצב הבטיחות בארגון.

עיקרי הנושאים שיבחנו:

• פועלו של מערך הבטיחות העירוני בבקרה על תחום הבטיחות בעבודת קבלנים. • מעורבות מנהלים בתחום הבטיחות (ניתן דגש גם על מידת החשיפה של מנהלים בדין הפלילי). • תהליכי בקרה על ציוד המחויב בדיקה ע"פ דין. • תאונות עבודה שהתרחשו, חקירתם ויעילות הפקת הלקחים מהם. • הדרכות עובדים (עובד גובה, עובד כשיר, תמצית סיכונים).

• קיום של מערך בטיחות כנדרש בחקיקה ומתאים למאפייני הארגון.

• קיומה של תוכנית ניהול בטיחות בהתאם לתקנה.

• בחינתעומקלמספרמרכיביםבתוכניתניהולהבטיחות של הארגון בהקשר של העסקת קבלנים.

• קיומם של וועדות הבטיחות ואופן תפקודם.

• קיומם, איכותם ויישומם של נהלי העבודה השונים בהקשרי בטיחות בהעסקת קבלנים במועצה.

בטיחות שוטפת במוסדות חינוך ברשות המקומית לרשות המקומית אחריות רבה לתחום הבטיחות במוסדות החינוך, אם מתוקף חוקים שונים ואם מתוקף חוזרי מנכ"ל משרד החינוך. ביקורת הבטיחות במוסדות המועצה תכלול פגישות עם מספר מייצג של מנהלים הנוגעים בתחום הבטיחות במוסדות החינוך במסגרת הבטיחות השוטפת במוסדות החינוך. במסגרת הביקורת יידגמו מספר מוסדות חינוך בכדי לאמוד מקרוב את מצב הבטיחות בהם, אך גם את מימוש מדיניות הרשות בתחום זה הלכה למעשה.

עיקרי הנושאים שיבחנו:

• מעורבות מנהלים ברשות בתחום הבטיחות במוסדות החינוך (ניתן דגש גם על מידת החשיפה של מנהלים בדין הפלילי). • דגימה דרישותבטיחותבלפחותשני חוזיםמול קבלנים העובדים עבור הרשות במוסדות החינוך. • בחינת אופן הטמעת חקיקה חדשה בתחום מערכות החייאה וממזרקי אפינפרין במוסדות החינוך. • ממשקי העבודה בין ממונה הבטיחות/ קב"ט מוסדות חינוך ורכזי הבטיחות של מוסדות החינוך ברשות.

• קיומה של תפיסת עבודה עירונית בכל הקשור לבטיחות השוטפת במוסדות חינוך. • בחינה של קיומם של נהלי עבודה בתחום הבטיחות במוסדות חינוך הנגזרות מדרישות החוק השונות. • בחינה כי קיימת תוכנית עבודה סדורה בתחום הבטיחות להסדרת בטיחות שוטפת במוסדות החינוך. • קיומה של מדיניות עירונית בנוגע לבקרה הנדרשת על הבטיחות בעבודתם של קבלנים במוסדות החינוך.

25

26

הכנת מוסדות החינוך לשנת הלימודים הבאה ביקורת הבטיחות במוסדות חינוך תבחן לעומק את המדיניות והתהליכים הקיימים בעירייה בכל הנוגע לאישור בתי 2 בתי ספר תיכוניים ו 2 מוסדות חינוך לפני תחילת שנת הלימודים. במהלך הביקורת יידגמו מסמכי האישור של ספר יסודיים לפחות. במסגרת הביקורת נקיים שיחות ופגישות עם גופים שונים הקשורים לתהליך הכנת בתי הספר לקליטה בטוחה של התלמידים .

עיקרי הנושאים שיבחנו:

• קיומה של מדיניות עירונית לגבי תהליך אישור הבטיחותי למוסדות החינוך טרום תחילת שנת הלימודים. • מידת עבודת העירייה בהתאם לאחריותה כמוגדר בחוזרי ובנהלי מנכ"ל הרלוונטיים. • קיומם של נהלים ותהליכי עבודה סדורים לתחום הבטיחות במוסדות החינוך לפני תחילת שנת הלימודים. • בדיקה הסמכה מתאימה של הבודקים המוסמכים את שירותיהם שכרה העירייה.

• קיומו של תהליך סדור ומבוקר על השלמת פערים שהתגלו ע"י הבודקים המוסמכים. • נדגום את חוזי ההתקשרות מול הבודקים המוסמכים. • מול מוסדותהחינוךשייבדקו ניבחן אתדוחותהבודקים המוסמכים ואופן טיפול העירייה בליקויים שעלו. • בדיקת קיומה של תוכנית עבודה שנתית על ליקויים .2 שדורגו ברמה

בטיחות באירועים המוניים מועצה מקומית/רשות מקומית מקיימת בשטחה אירועים המוניים רבים. ישנה אחריות רבה בתאום והפעלת אירועים אלו, פעילות שלה השלכות חשובות על בטיחותם של המקימים את מתחמי האירועים, מפעיליהם וכמובן לתושבים אשר פוקדים אירועים אלו. ביקורת הבטיחות תכלול פגישות עם מספר מייצג של מנהלים אשר קשורים לתחום זה של בטיחות באירועים המוניים ותבחן את תהליכי העבודה בתחום זה. כחלק מהביקורת נדגום את הפעילות בתחום הבטיחות שנעשתה באחד מהאירועים האחרונים שנערכו. עיקרי הנושאים שיבחנו:

• קיומה של תפיסת עבודה בתחום בטיחות באירועים המוניים. • קיומם של נהלי עבודה אשר מסדרים את תחום הבטיחות באירועים המוניים. • קיומם של תהליכי למידה והפקת לקחים מאירועי בטיחות שהתרחשו באירועים המוניים של המועצה/ מדינה והטמעת הלקחים שהופקו בנהלי המועצה.

• בדיקת התאמתם של בעלי התפקיד שנשכרו לטובת בקרה וניהול הבטיחות באחד האירועים שהתקיימו ויידגם במסגרת הביקורת. • מידת מעורבותם של מנהלי המועצה המקומית בתחום הבטיחות באירועים המוניים.

• קיומה של תוכנית מאושרת ע"י הגופים השונים. • קיומם של תרחישים ותגובות אפשריים. • קיומם של בעלי תפקידים מוכשרים ומתורגלים. • קיומו ותקינותו של חמ"ל ואמצעי פיקוד ושליטה מתאימים. • קיומם של ביקורות סדורות למערך החירום. • הפקת לקחים מאירועי עבר ויישומם במערך החירום ברשות. • התאמת מוכנות הרשות לתנאי האקלים המשתנים. מערך החירום העירוני רשות מקומית אחראית על ניהול משברים שונים שיכולים לפקוד אותה, בד"כ ללא התרעה מוקדמת. אירועים כגון: רעידת אדמה, אירוע אר"ן, אירוע מלחמתי ועוד. מוכנותה של הרשות מבעוד מועד לנושא זה, הינה חשובה וקריטית לתפקוד הרשות בעת חירום באופן אפקטיבי. את הביקורת מוביל מר ארז מימון לשעבר סגן אלוף בפיקוד העורף, שהינה הזרוע הצבאית להכנת הרשויות המקומיות לחירום, בנוסף היה ארז גם בעצמו אחראי על מערכי חירום במסגרת תפקידי הניהול הרבים אותם ביצע. עיקרי הנושאים שיבחנו:

• קיומה של תפיסת הפעלה. • קיומם של תרחישים ותגובות אפשריים. • קיומה של ביקורות על איכות מערך האבטחה הפיזית. • קיומם של תרגילי אבטחה. • הכשרה של מערך האבטחה לצרכי הארגון. • התאמתה של מעטפת האבטחה לרישוי העסק ודרישות משטרת ישראל. • הפקת לקחים מאירועי עבר ויישומם במערך האבטחה. קיומו של מערך אבטחה מקצועי הינו נדבך חשוב במניעת התרחשותו של אירוע פלילי או חבלני מצד אחד ומצד שני בעל חשיבות גבוהה במזעור נזקים במידה ותרחיש שכזה התרחש. במסגרת הביקורת נבדוק, בהובלה של אחד המומחים המובילים בארץ בתחום זה (יוצא יחידות הביטחון המובחרות), את קיומה של תפיסת אבטחה והתאמתה של המצב בשטח לתפיסה ולהגדרת הרגולטורים בנושא. עיקרי הנושאים שיבחנו: מערך האבטחה הפיזית ברשות

27

28

FahnKanne

מערכות מידע, סייבר והגנת הפרטיות

חנן טויזר שותף, מנהל מחלקת ביקורת מערכות מידע 03-7106555 טל: Hanan.Twizer@il.gt.com : דוא"ל

סיכוני סייבר ברשויות מקומיות רשויות מקומיות מתמודדות עם מגוון סיכונים, ובכלל זה עם פרצות במערך אבטחת המידע ועם איומי סייבר, ומערכות המידע שלהן הפכו למוקד של עניין עבור האקרים ופושעי סייבר. מכאן נובע הצורך לשמור על מערכות המידע למניעת פגיעה ברציפות התפקודית של הרשויות המקומיות במתן שירותים וכן למניעת דליפה של נתונים ומידע ממאגרי המידע שברשותן ולמניעת חשיפתם לגורמים שאינם מורשים לכך. לכן, על כלל הרשויות המקומיות לנקוט בכל האמצעים העומדים לרשותן לניהול מיטבי של מערכות המידע שלהן ולהגברת מוכנותן להגנה על המידע הרגיש הנמצא בבעלותן ולמניעת פגיעה ברציפות התפקודית שלהן.

עיקרי הנושאים שייבחנו בביקורת סיכוני סייבר ברשויות מקומיות:

• קיום ובדיקת נאותות נהלי העירייה בנושאי אבטחת מידע וסיכוני סייבר. • מיפוי מערכות המידע ורישום מאגרי המידע הנמצאים בבעלות הרשות המקומית. • קיום הדרכות עובדים ובדיקת מודעות העובדים לסיכוני סייבר. • מיפוי תשתיות טכנולוגיות ומיפוי תהליכים בארגון. • ראיונות עם אנשי מפתח ובדיקת עיקרון הפרדת תפקידים. • מתבצעות סקירות וניהול משתמשים והרשאות בכל אחת ממערכות המידע של הארגון באופן תקופתי. • קיום מבדקי חדירה וסקרי סיכונים תקופתיים.

• סריקת מערכות לזיהוי חולשות ברשת. • קיום ביצוע גיבויים לכל המכשירים והמערכות ולמידע האגור בהם. • קיום ביצוע בדיקות שחזור יזומות באופן תקופתי. • להתאוששות DR (Disaster Recovery( קיום אתר מאסון – כאשר כל הסביבות הקריטיות מסונכרנות לאתר זה. • גישה מרחוק לרשת הארגון מותנת בהזדהות חזקה ) והתקשורת MFA – Multi Factor Authentication( מוצפנת. • בקרת ספקים וניהול סיכוני שרשרת אספקה. • בקרת יישום נהלי אבטחת המידע של הארגון.

הגנה על הפרטיות השימוש במערכות מידע לניהול ענייני הרשויות המקומיות הפך עם השנים לצורך בסיסי ומחויב המציאות. בכלל זה, בין היתר, נעשה שימוש במאגרי מידע הכוללים נתונים אישיים על התושבים ועל הגורמים המקיימים קשר עם הרשויות במגוון תחומים. ברשויות המקומיות מצטבר מידע אישי על תושביהן, כמו שם, כתובת, מספר זהות, מספר טלפון, מידע רפואי, מידע בתחומי רווחה ונתונים על אמצעי התשלום שהם בוחרים לשלם באמצעותם וכן מידע בלתי מסונן כמו לוחיות רישוי, תווי פנים, נתוני מיקום והרגלי תנועה.

30

עיקרי הנושאים שייבחנו בביקורת עמידה בתקנות הגנה על הפרטיות ברשויות המקומיות:

• קיימים נהלים ומדיניות בנושאי אבטחת מידע אשר כוללים התייחסות כוללת ומקיפה לנושאי הגנה על הפרטיות. • בוצע סקר פערים בנושא עמידה בתקנות הגנה על הפרטיות. • מאגרי מידע נרשמו במשרד המשפטים והוגדרו מסמכי מאגרים. • קיימת ועדת היגוי בהנהלת העיריה אשר דנה בנושאי הגנה על הפרטיות.

• בחינת עמידת העירייה בהוראות החוקים, התקנות וההנחיות הרלוונטיים לנושא בה: 1 . .1981- חוק הגנת הפרטיות התשמ"א 2 . .1992- חוק יסוד כבוד האדם וחירותו, התשנ"ב 3 . תקנות הגנת הפרטיות (תנאי החזקת מידע ושמירתו וסדרי העברת מידע בין גופים ציבוריים), .1986 – התשמ"ו

מצלמות ביטחון במרחב הציבורי רשויות מקומיות מציבות מצלמות מעקב במרחב הציבורי כחלק מהפיקוח והשמירה על מתקנים בעיר, השימוש במצלמות אלו מעלה חשש כי הדבר יהווה פגיעה בזכות לפרטיות. בשנים האחרונות חל שינוי משמעותי בכל הקשור להגנת הפרטיות. קיימות הנחיות של משרד המשפטים "שימוש במצלמות אבטחה ומעקב במאגרי התמונות הנקלטות בהן" המחייבות עמידה ולקיחת שיקולים נוספים בעת צילום במרחב הציבורי. ביקורת המצלמות תכלול בין היתר פגישות עם מספר מייצג של מנהלים כגון: הממונה על הגנת הפרטיות והאחראי על נושאמצלמות האבטחה ברשות המקומית כמו כן תדגוםמספר מצלמות בכדי לאמוד אתקיום העמידה בהנחיות. • נאותות נהלי העירייה בנושאי אבטחת מידע והגנה על הפרטיות בפרט לנושאי מצלמות. • מדיניות העירייה בנוגע לאבטחת המידע בנוגע להתקנה והפעלה של המצלמות, לרבות קיום גורם המרכז את נושא המצלמות בעירייה. • נאותות הפעילות של וועדת "שיתוף מידע בין יחידות העירייה". מהי תדירות הישיבות, מי החברים בה, דוגמאות לסוגי מידע שהועברו ונדונו בוועדה וכד'. • קיום תהליכי בחינה של צרכים וחלופות לשימוש במצלמות. • נאותות מסמך הגדרת מאגר למאגרי המידע הרלוונטיים. • נאותות מסמך תכנון מערכת מצלמות הכולל מיקום התקנת המצלמות וזווית הצילום, מספר המצלמות, זמני הצילום, רזולוציית התמונה ואיכותה וכד'. • נאותות העמידה בהגדרות מסמך תכנון מערכת המצלמות. • נאותות תהליך העברת המידע בין הגופים הציבוריים השונים (כגון גורמי ביטחון ועוד). • מיפוי הגורמים הזקוקים להרשאות למערכת . • הקצאת הרשאות מנהל למערכת לרבות פיקוח על פעולות אלו. • תקינות מדיניות סיסמאות. • נאותות מידור הגישה לשרתים ובסיסי נתונים. • קיום תהליך מוסדר של הקצאה וחסימת הרשאות למשתמשים. • קיום מערכות הגנה מפני וירוסים ומניעת חדירה כגון אנטי וירוס, חומת אש וכד'. • ניהול כלים והגדרות לגישה מרחוק. • נאותות מנגנונים והתראות לניטור אירועים חריגים. • ניהול תחנות העבודה לרבות מערכות ההפעלה, הרשאת מנהל מקומי, שימוש בכוננים ניידים והצפנה. • קיום נהלים והנחיות ליישום אבטחה פיזית לשרתים ולתשתיות המחשוב. • קיום תהליכי גיבויים ושחזורים של הנתונים במערכת. עיקרי הנושאים שייבחנו בביקורת מצלמות ביטחון במרחב הציבורי:

31

מצלמות ביטחון במוסדות חינוך - חדש 0119 הוראת קבע מס'

32

בתי ספר ורשויות מקומיות שמצאו לנכון להתקין מצלמות במוסדות החינוך, לאחר שבחנו את השימוש בכל האמצעים האחרים העומדים לרשותם ומצאו שהצבת מצלמות נדרשת לשיפור אקלים ולמניעת אלימות, מחויבים בבנייה ובהטמעה של תכניות חינוכיות לשיפור האקלים ולמניעת אלימות. יובהר כי שימוש רציף במצלמות הוא בגדר אמצעי אחרון, שלצד תועלתו כרוך בפגיעה בפרטיות, ולפיכך יש לשקול בזהירות את עצם השימוש בו, ואם נעשה בו שימוש, יש לעשות זאת במידה שאינה עולה על הנדרש. המנהלים יהיו מודעים להשלכות של התקנת מצלמות על פגיעה בפרטיות כמפורט להלן, ויעקבו אחר הנחיות חוזר זה בכל הנוגע לדרך ההתקנה של מצלמות ולאופן השימוש בהן ובחומרים המצולמים.

עיקרי הנושאים שייבחנו בביקורת מצלמות ביטחון במוסדות חינוך:

• קיום תהליכי בחינה של צרכים וחלופות לשימוש במצלמות. • נאותות מסמך הגדרת מאגר למאגרי המידע הרלוונטיים. • קיום הגדרות אבטחת מידע בהתאם לתקנות ההגנה על הפרטיות.

• נאותות נהלי העירייה בנושאי אבטחת מידע והגנה על הפרטיות בפרט לנושאי מצלמות במוסדות חינוך. • נאותות יישום חוזר משרד החינוך בנושאי מצלמות. • נאותות הגדרת תחומי האחריות בין משרד החינוך לעירייה.

מצלמות ביטחון בתאגידים עירוניים עיקרי הנושאים שייבחנו בביקורת מצלמות ביטחון בתאגידים עירוניים:

• נאותות נהלי העירייה בנושאי אבטחת מידע והגנה על הפרטיות בפרט לנושאי מצלמות במוסדות בתאגידים.

• נאותות הגדרת תחומי האחריות בין תאגיד עירוני לעירייה.

• קיום תהליכי בחינה של צרכים וחלופות לשימוש במצלמות.

• נאותות מסמך הגדרת מאגר למאגרי המידע הרלוונטיים.

• קיום הגדרות אבטחת מידע בהתאם לתקנות ההגנה על הפרטיות ביחס למדגם של תאגידי עירייה.

33

34

FahnKanne

מניעת הונאות ומעילות

שי מדינה שותף, מנהל מחלקת ביקורת חקירתית 03-7106555 טל': Shay.Medina@il.gt.com : דוא"ל

סקר סיכוני הונאות ומעילות בתאגידים עירונים סקר סיכוני הונאות ומעילות הינו כלי ביקורת המסיע למבקר לחשוף נקודות חולשה במערכת הבקרה הפנימית בארגון המבוקר ולהמליץ על הדרכים לחסימתן. הנחת העבודה בביצוע סקר החשיפה להונאות היא כי דרך נקודות החולשה במערכת הבקרה ניתן לבצע פעולות חריגות העלולות לחשוף את הארגון בפני סיכונים שונים, לרבות סיכון לחוסנו הפיננסי, סיכון תפעולי, משפטי, תדמיתי ואחר. פעולות חריגות אלו, המוגדרות כהונאות, מעילות או אי סדרים כספיים, יתכן שיבוצעו על ידי גורמים החיצוניים לארגון ובאים אתו במגע עסקי, או על ידי עובדי הארגון, כנגד הארגון. הסקר בא לסייע להשיג את היעדים הבאים: • הקטנת הנזקים הכלכליים והתפעוליים. • הקטנת נזקים משפטיים, תדמיתיים ואחרים. • הפניה נכונה של משאבי הארגון לחיזוק מערך הבקרה בנקודות החולשה.

ביקורת במשרדי עורכי דין המספקים שרותי גביה ארגונים רבים במשק נעזרים בעורכי דין חיצוניים לצורך גביית כספים מחייבים. במשך שנים נהנו עורכי הדין מעצמאות רבה, כמעט מוחלטת, בכל הקשור לניהול ההיבתים הפיננסיים בהליכי הגביה. אולם, בשנים האחרונות בנקים, חברות ביטוח, גופים עסקיים, ממשלתיים ורשויות מקומיות החלו לערוך ביקורות במשרדי עורכי דין המספקים עבורם שרותי הגביה. מבדיקות שערכנו בעשרות משרדי עורכי דין בשנים האחרונות, המבצעים גביה עבור גופים שונים, התברר כי בחלק מהמקרים לא היו קיימות בקרות אשר ביכולתן לאתר אי סדרים כספיים בתהליך הגביה המבוצע ע"י עורכי הדין. עוד נמצא כי ארגונים רבים מתבססים בעיקר על הדיווחים המתקבלים מעורכי הדין ללא כל בדיקה של נכונות הנתונים עליהם מבוססים הדיווחים. כמו כן, ההיקף הגדול של החייבים, הסכומים הנמוכים של כל חייב והעובדה שפעילות הגבייה מתבצעת אצל עורכי הדין, מקשים מאוד על הארגונים בבקרה על הגבייה. הביקורת המבוצעת על ידינו כוללת בדיקה ומיפוי של תהליכים הגביה המיושמים על ידי עורכי הדין, ביצוע בדיקות מדגמיות "חכמות" לצורך איתור כשלים או אי-סדרים בתהליך הגביה ומתן המלצות לשיפור וייעול תהליכי הבקרה בכל הקשור לפיקוח על פעילות עורך הדין. תמיכות במוסדות ציבור ביקורת תמיכות במוסדות ציבור המתייחסות להוראות נוהל התמיכות והנחיות משרד הפנים המפורסמות בנושא. הביקורת מתמקדת בבחינת מערך הנהלים המשלימים הקיימים ברשות הבאים לתת מענה להנחיות הרגולטורים ולכללי מנהל תקין.

התקשרויות עם נותני שירותים וספקים מטרת הביקורת הינה לבדוק כי במסגרת התקשרויות הרשות המקומית עם ספקים ונותני שירותים, פועלת הרשות בהתאם להנחיות משרד הפנים ובהתאם להוראות נוהל התקשרויות, לרבות בדיקת התאמת הפעולות להוראות פקודת העיריות ו/או צו המועצות המקומיות ביחס לקיום הליך מכרזי. הביקורת תתמקד ביצירת כלי בקרה לצורך איתור ו/או מניעת מקרים בהם מתעוררים חשדות הקשורים לפעולות בלתי כשרות בכל הנוגע להליך בחירת הספקים, כגון: הטיית מכרזים, הגדרות של ספק יחיד ועוד. 35

FahnKanne

03-7106555

info@il.gt.com

www.grantthornton.co.il

, תל אביב 32 'בית פאהן קנה', רח' המסגר