עיריית רמת-גן | דו"ח מבקר העירייה 2023

עיריית רמת גן דו"ח מבקר העירייה לשנת 2023

נאותות תהליך הרכש והספקת הטובין בעירייה

18 . ב קרת אספקת טובין

18.1 . באגף רכש קיימת מחלקת בקרת ספקים שתפקידה זירוז הספקות, מעקב ה ספקות רכש

בפרויקטים גדולים ובקרת איכות למוצרים שסופקו.

הערות הביקורת

18.2 . הוצג לביקורת על ידי סגן מנהל אגף רכש כי 70% מההזמנות נפתחות ישירות על ידי

המחלקות (הזמנות ישירות). רק הזמנות ישירות מעל סכום של ₪ 30,000 עוברות

בקרה דרך אגף רכש בשלב פתיחת ההזמנה.

18.3 . כתוצאה מכך קיים פער במעקב אחרי הספקת טובין בפועל למחלקות.

18.4 . במקרים בהם טובין לא סופק בזמן שהוגדר על ידי פותח ההזמנה או לא הגיע, אין לאגף

רכש אפשרות לבצע מעקב אחר האיחור בהזמנה אלא רק לאחר שהאגף/מחלקה

מיידעים את מחלקת בקרת ספקים.

18.5 . גם במקרים בהם הטובין מתקבל והכל תקין, לוקח זמן עד שאגף רכש מקבל את

החשבונית ו/או תעודת המשלוח (מספר ימים עד שבועות) ויכול לוודא כי התהליך

הושלם.

המלצו ת הביקורת

18.6 . מומלץ במידה ומשלוח לא נסגר מעבר לזמן שהוגדר במערכת, יש להוסיף התראה

במערכת ש"תקפוץ" בזמן שהוגדר.

18.7 . על המחלקות לדווח על קבלת תאריך המשלוח במערכת האוטומציה בעת קבלת

המשלוח (המלצה חוזרת מסעיף .)17.11

18.8 . מומלץ לבצע בחינה מדגמית יזומה של אספקת טובין על ידי אגף רכש.

תגובת סגן מנהל אגף רכש לוגיסטיקה והתקשרויות:

" בקרה מדגמית - מבוצע ע"י מחלקת בקרת ספקים."

352