עיריית רמת-גן | דו"ח מבקר העירייה 2023

עיריית רמת גן דו"ח מבקר העירייה לשנת 2023

נאותות תהליך הרכש והספקת הטובין בעירייה

תגובת סגן מנהל אגף רכש לוגיסטיקה והתקשרויות:

"דוגמאות נכונות. יש לוודא שהרשאות של מקימי המונים / חשבוניות לא מאפשרות חריגה אלא

באישור חריג. במקרה של הזמנה 63574 צורף אישור לחריגה.

כמו כן - כל הדוגמאות מדברות על רכש שירותים / הזמנות עבודה ולכן לא רלוונטיות לביקורת זו

(אספקת טובין). סעיף זה יכול להיות שימושי לביקורת בתחום תשלומים.."

תגובת מנהל מחלקת יישומי ליבה ופרויקטים מתאריך :18.3.24

" אכן היו הזמנות בעבר שמונים שלהן חרגו ביותר מ- 5% ולפי הבדיקה לכל המאשרים היה מוגדר

משתמש על (עפ"י רשימה המאושרת ע"י הגזברות). מאז קוצצה משמעותית רשימת משתמשי על

ובכל פעם שיש חריגה מתקבלת הודעה הן בהקמת המונה והן בזמן אישורו."

12 . המלצות הביקורת לפרק א'

1 . יש להתאים את נוהל הטובין בהתאם לפרוטוקול זכויות החתימה ובהתאם לכך יש לשנות גם את

ההרשאות או לחלופין יש לעדכן את פרוטוקול זכויות החתימה בהתאם לנוהל טובין. (סעיף )6

2 . יש ליצור גורם משתמש אחד לכל עובד, ורק במידת הצורך לבחון הוספת משתמש נוסף (גורם

צופה/ גורם מאשר) הכולל את ההרשאות המתאימות לו. (סעיפים )7 ,5

3 . יש לשנות/ לבטל הרשאות עובד לאחר החלפת תפקיד או עזיבה של העירייה. (סעיפים )7 ,5

4 . יש לעדכן הרשאות עובדים במגבלת הסכומים אשר נקבעו בנוהל "תהליך רכש טובין".

(סעיפים )7 ,6

5 . יש להגביל את מספר ההרשאות בהם קיימת אפשרות לפתוח הזמנה מדרישה ולאשר בחתימה

בודדת את הזמנת הרכש וכל זאת ללא מגבלת סכום. (סעיף )7.1

6 . יש להוסיף מגבלת סכום במקרים בהם קיימת אפשרות לפתיחת הזמנה מדרישה ולאשר אותה

בחתימה בודדת. (סעיף )7.2

7 . יש לבחון את רשימת העובדים להן ניתנה הרשאת "משתמש על", ולצמצם במערכת ההרשאות

את מספר העובדים לעובדים המאושרים בלבד. (סעיפים )11 ,10 ,7.4

8 . בבחינת ההשראות יש לפעול לצמצום מספר הרשאות בעלי אישור לחריגות תקציביות. (סעיפים

)11 ,10 ,7.4

9 . מומלץ להוסיף תיעוד למתן הסיבה לאישור ביצוע חריגה תקציבית. (סעיפים )11 ,10 ,7.4

341