עיריית רמת-גן | דו"ח מבקר העירייה 2023

עיריית רמת גן דו"ח מבקר העירייה לשנת 2023

החזרים כספיים מקופות סוציאליות

6 . קבלת שירותי סליקה פנסיונית

6.1 . כאמור במבוא, הטיפול בסליקת ההפרשות הפנסיוניות מבוצע באמצעות תוכנת "תהל" של

חברת מלם - שכר.

6.2 . במסגרת זו מופעל תהליך לקליטת נתוני ההפרשות ממערכת השכר, עיבודם במערכת

"תהל" ושיגורם ל גופים המתפעלים (להלן "המסלקה הפנסיונית").

6.3 . במסגרת תהליך טיפול בקופות סוציאליות, נ דרש לבצע בין היתר את הפעולות הבאות:

6.3.1 . שידור חודשי של קובץ נתונים סוציאליים ברמת עובד ובמבנה אחיד למערכת

הסליקה ודרכה לקופות הגמל. לרבות בקשות להחזרים – "ממשק שלילי".

6.3.2 . קבלת ממשק "היזון חוזר" במבנה אחיד, הכולל סטטוס הטיפול בשידורי הנתונים

הסוציאליים לקופות הגמל. היזון חוזר כולל התייחסות ברמת כל שורה ושורה

ששודר מהעירייה לרבות סטטוס טכני (האם מבנה הרשומה תקין) וסטטוס הטיפול

ברשומה.

6.3.3 . הקבצים מתקבלים ממערכת הסליקה במועדים שנקבעו בתקנות – מספר מופעים

בחודש (דווח ראשוני אודות תקינות טכנית, דווח נוסף אודות ס טטוס הטיפול

בדיווחים ששודרו).

6.3.4 . קבלת ממשק המתייחס להחזרים כספיים נדרשים ("ממשק שלילי"). במסגרת

הממשק ה קופות נותנות מענה לרשות המקומית באם מסכימות לבצע את ההחזר

הכספי, מהו הסכום המאושר להחזר, או שדוחות את הדרישה כליל.

6.3.5 . גורם המטפל בתחום של קופות סוציאליות נדרש לבחון את הקבצים הנ"ל,

המתקבלים מהגורם הסולק, ומקופות הגמל, ולבצע בחינה והתאמה מידי חודש.

6.3.6 . נדרש לבצע טיפול במקרה של חוסר התאמות בין השידורים והבקשות של העירייה

לבין הנתונים המתקבלים בהיזון החוזר.

הערות הביקורת

6.4 . צוות הביקורת ביצע את הביקורת הנ"ל בשתי רשויות גדולות. ברשויות הנ"ל הגורם האחראי

על מערכת השכר (כגון מערכת מלם שכר) הוא הגורם שטיפל בכל הדיווחים והממשקים

החוזרים ובכלל זה ביצוע השוואות והתאמות על מנת שהנתונים והרישום הסוציאלי בקופות

יהיה נכון. הגורם הנ"ל הע ביר דיווח למחלקת שכר אודות הפעילות שלו אחת לתקופה.

6.5 . חלק מהתהליכים המצוינים בסעיף הקודם מבוצעים בפועל באופן אוטומטי באמצעות

מערכת "תהל" של חברת מלם, המתממשקת לתוכנת השכר שגם היא של חברת מלם.

292