עיריית רמת-גן | דו"ח מבקר העירייה 2023

עיריית רמת גן דו"ח מבקר העירייה לשנת 2023

נאותות תהליך הרכש והספקת הטובין בעירייה

16 . הזנת תאריכי אספקה ותאריך קבלת המשלוח במערכת

16.1 . בנוהל "תהליך רכש טובין" נקבע כי:

"בסיום הליך אישור הזמנה במערכת האוטומציה יעדכן הקניין את מועד אספקת הטובין

בהזמנה הרכש, הנשלחת באמצעות המערכת לספק. בהזמנות ישירות פותח ההזמנה יעדכן את

מועד אספקת הטובין הריאלי הרצוי"

16.2 . בעת פתיחת ההזמנה מוזן על ידי פותח ההזמנ ה תאריך אספקה צפוי.

16.3 . אישור ההזמנה מתאפשר רק כאשר תאריך האספקה עדיין בתוקף.

16.4 . בנוהל "תהליך רכש טובין" נקבע כי מספר ימי אספקה תקין לטובין הוא 5 ימי עסקים

ובאחריות אחראי הספקות לנתח פערים או איחורים שנוצרים בזמני הספקות.

16.5 . כמו כן נקבע כי באחריות אגף/מחלקה להעביר תעודת משלוח ו/או חשבונית חתומה

לאחראי הספקות בדואר ו לאחר קבלת חשבונית מקור, אחראי הספקות יבצע בדיקה

נוספת והתאמה כמויות ומחירים בין תעודת המשלוח, ההזמנה והחשבונית.

הערו ת הביקורת

16.6 . המערכת מאפשרת הכנסת כל תאריך גם במקרה והתאריך אינו תאריך ריאלי , במקרים

בהם תאריך האספקה שהוזן לא היה ריאלי ופג תוקף לפני אישור ההזמנה, לא ניתן

לאשר את ההזמנה, ומאשר ההזמנה נאלץ לשנות את תאריך הה ספקה על מנת לאשר

את ההזמנה.

16.7 . בין המועד בו מתקבלת ההזמנה מהספק לבין המועד בו מקבל אחראי הספקות את

תעודת המשלוח בדואר הפנימי עובר זמן.

16.8 . לש ם ביצוע הבדיקה שאכן הטובין התקבל בזמן האספקה הנדרש על אחראי הספקות

לדעת את המועד בו התקבל הטובין בפועל.

16.9 . לא נמצא כי קיים שדה במערכת האוטומציה בו ניתן למלא את תאריך קבלת המשלוח

וכתוצאה לא יכול אחראי הספקות לבצע מעקב שהטובין אכן התקבל בזמן האספקה

שנדרש.

המלצו ת הביקורת

מומלץ להוריד את אופציית בחירת התאריך ולהוסיף במערכת תאריכי אספקה ריאליים

16.10 .

צפויים לכל מוצר אשר יועלו באופן אוטומטי.

מומלץ להוסיף במערכת שדה של תאריך לעדכון לאחר קבלת המשלוח.

16.11 .

349