עיריית רמת-גן | דו"ח מבקר העירייה 2023

עיריית רמת גן דו"ח מבקר העירייה לשנת 2023

נאותות תהליך הרכש והספקת הטובין בעירייה

נאותות תהליך הרכש והספקת הטובין בעירייה

1 . מבוא

אגף רכש לוגיסטיקה והתקשרויות מטפל ברכש והספקת טובין הנדרש לתפקודה השוטף של העירייה

ובתפעול השוטף של כלל החוזים בעירייה וטיפול בהתקשרויות חוץ.

ב אגף ארבע מחלקות:

• מחלקת טובין וקניין ראשי – מקבלת דרישות רכש במכרזים או חוזים ומטפלת בהצעות מחיר

ובקרת חשבוניות.

• מחלקת ספקים וקטלוג – מעקב הספקה ובקרת ספקים.

• תחום חוזים והתקשרויות – הקמת והזנת חוזים במערכת וטיפול בהתקשרויות חוץ של העירייה

באמצעות משכ"ל/חשק"ל.

• מחלקת ניהול מלאי עירוני – ניהול לוגיסטי ושירותי אחסנה לעירייה ב- 3 מחסנים עיקריים:

מרלו"ג (ציוד שוטף), מחסן 11 (מאור וחשמל) ומחסן 16 (מחלקת דרכים). מצאי אינוונטר שעד

שנת 2022 היה בניהול של מחלקת משק ותחזוקה, הועבר לאגף הרכש ונמצא בשלבי הקמה.

1.1 . קיימים שני ערוצי רכש עיקריים:

רכש פריטים ב" מסלול ישיר"

•

1.1.1 . אגף הרכש מבצע אחת לתקופה הליך של קבלת הצעות מחיר/מכרז לסט

של פריטים קבועים בתחומים רבים ומגוונים.

1.1.2 . לכל פריט ו מק"ט נקבע הספק המאושר והמחיר הקבוע לתקופה קבועה.

1.1.3 . לאחר סיכום התנאים עם הספקים - חותמים עם הספקים על הסכמים.

1.1.4 . ניהול הפריטים, המחירים ותקופת ההתקשרות מנוהלים ב"ספר טובין".

1.1.5 . " ספר הטובין" וכל ההסכמים עם הספקים - מוטמעים במערכת הרכש

אוטומציה של העירייה.

1.1.6 . "ספר הטובין" מפורסם אחת לתקופה לכל אגפי העירייה.

1.1.7 . מכאן – כל אגף יכול לבצע רכש באופן ישיר ללא מעורבות של גורמי רכש.

1.1.8 . בעלי תפקידים שהוגדרו ב כל אגף בעירייה בעלי הרשאה מחשובית לפתוח

הזמנת רכש בהתאם לקבוע בספר החוזים ולסעיף תקציבי מאושר לאגף.

1.1.9 . הזמנת ה רכש מבוצעת בהתאם למפרט הפריטים הקיים ב"ספר חוזים"

שפורסם ומוטמע באוטומציה , פירוט הספקים המאושרים לכל פריט

309