עיריית רמת-גן | דו"ח מבקר העירייה 2022

עיריית רמת- גן דוח מבקר העירייה לשנת 2022

בחינת מערך ההדפסות בעירייה

פתרונות הדפסה בעירייה

12 .

קיימת חשיבות רבה לכל נושא התייעלות הפנים ארגונית בכל הקשור בנושא מדפסות/

מכונות צילום/ סורקים, וניהול של תחום זה.

בארגונים רבים מוצבות מדפסות אישיות ומדפסות מחלקתיות רבות, וכן מכונות צילום,

פקסים וסורקים, באופן בלתי מבוקר המשרתים מקומית, מספר מצומצם של

עובדים. הדבר, גורם לבזבוז רב של מקום, זמן והוצאות כספיות מיותרות אשר ניתן לחסוך

בדרך פשוטה ויעילה ע"י מעבר למרכזי הדפסה משותפים.

ניהול שוטף של סביבת הפ קת המסמכים בעירייה תוזיל עלויות ותשפר את רמת היעילות

הארגונית. החלטות הנוגעות להצבת מדפסות אמורות לקחת בחשבון את הצרכים של כלל

הארגון, תוך התחשבות ואפיון של כל אגף וכל מחלקה בעירייה על מנת שהציוד ינוצל ברמה

מיטבית.

העירייה משתמשת בשירותיה של חברה שזכתה במכרז, המספקת מדפסות / מכונות

צילום ושירותי תחזוקה של המוצרים. התשלום מבוסס על עלות רכישה חד פעמית ובנוסף

תשלומים עבור כל פעימה (כל הדפסה) שמתבצעת בשחור לבן וכל פעימה שמתבצעת

בצבע.

בנוסף העירייה משתמשת בשירות של תחזוקת מדפסות הזרקת דיו באמצעות אותה חברה

ו כן רוכשת באמצעותה את הדיו. דו"ח ביקורת זה התייחס בפרק נפרד לנושא הדפסות

באמצעות מדפסות אישיות שאינן מתופעלות על בסיס פעימות מונה. פתרון הדפסה נוסף

שמופעל בעירייה הינו שימוש במדפסות מגנטיות שמשמשות את אגף הגביה של העירייה.

הערות הביקורת

12.1 . הביקורת ביצעה בדיקת עלויות שהעירייה משלמת עבור שרותי פעימת המונה, (פעימות

שחור לבן/ ופעימות צבע) , מהביקורת עולה כי התשלום שהעירייה משלמת סביר.

12.2 . הביקורת בדקה את תנאי הסחר שמשלמת העירייה במדפסות מגנטיות וגם כאן נמצא כי

תנאי הסחר של העירייה טובים.

12.3 . מהביקורת עולה כי כמות המדפסות בפעימת מונה הינה גדולה מאוד ואינה מאפשרת יעילות

ארגונית תפעולית וכספית.

12.4 . מהביקורת עולה כי המדפסות בעירייה אינן מתנהלות כמרכז הדפסה מרוכז עם מרכז שליטה

המאפשר בקרה קבועה על ההדפסות, קביעת חוקי הדפסה והרשאות הדפסה לפי פרמטרים

שנקבעים מראש בהתאם לתפקיד העובד.

12.5 . מהביקורת עולה כי יש שימוש רב מידי במדפסות אישיות ולא חסכוניות .

371