עיריית רמת-גן | דו"ח מבקר העירייה 2022

עיריית רמת- גן דוח מבקר העירייה לשנת 2022

בחינת מערך ההדפסות בעירייה

ניהול מערך ההדפסות בעירייה

8 .

ניהול מערך ההדפסות בארגון אמור להיות מותאם לגודל הארגון ולצורכי הארגון. בחלק

מהארגונים קיים הצורך להקדיש תשומת לב מיוחדת לאגפים ומחלקות ולהתאים עבורם כללי

הדפסה שנכונים עבורם ספציפית. מטרת הכללים להגדיר את מדיניות העירייה בכל הקשור

בהדפסה וצילום של מסמכים כולל התייחסות לשמירה על אבטחת מידע. כמו כן מטרתם

להבטיח שימוש ראוי במשאבי המדפסות ומכונות הצילום של הרשות המקומית.

בעירייה פרושות כיום מדפסות אישיות ומדפסות מחלקתיות רבות, וכן מכונות צילום, פקסים

וסורקים, באופן בלתי מבוקר והם משרתים מקומית, מספר מצומצם של עובדים . הדבר,

גורם לבזבוז רב של מקום, זמן והוצאות כספיות מיותרות אשר ניתן לחסוך בדרך פשוטה ויעילה

ע"י מעבר למרכזי הדפסה / צילום / סריקה משותפים.

מגוון רחב של דגמי מדפסות ללא ניהול של מערך המדפסות, מייצר משוואה שבה לרשות יש

מ ידע חלקי בלבד לגבי מערך המדפסות, עובדה זו מייצרת חוסר יכולת לדעת במדויק את

העלויות השוטפות ובכך לגרום להוצאה כספית גבוהה ומיותרת ולבקרה מוגבלת.

שימוש במכונות משולבות ובתוכנות ייעודיות מתקדמות מאפשרות לארגון לייצר שליטה

ובקרה מלאה בכל הקשור להדפסות הארגון ו כמובן לייעל את שיטות העבודה בארגון, לשפר

את נושא אבטחת המידע בעולם ההדפסות של הארגון ולייצר לעירייה חיסכון כספי משמעותי

הן באופן ישיר והן באופן עקיף (חיסכון בזמן עבודה).

על מנת לנהל את מערך ההדפסה, מבצעים מיפוי של כלל המדפסות / מכונות הצילום בארגון,

מצמצמי ם את הכמויות ומייצרים אופטימיזציה ברמת מחלקה ואגף.

נוהל הדפסה בארגון הינו משמעותי וחשוב וחייב להיות מרוכז ומנוהל ע"י גורם אחד מוסמך

בעירייה, אשר יהיה אחראי לכתוב את הנוהל וכמו כן עליו לבדוק שאכן הארגון מתנהל באופן

שוטף עם נוהלי העבודה שהתווה.

הערות הביקורת

8.1 . מבדיקת הביקורת מול הגורמים המוסמכים בעירייה עולה כי אין בעירייה כלל נוהלי הדפסות

ואין סמכות אחת שאחראית על נושא זה. כמו כן אין בעירייה גורם שאחראי על ניהול מערך

המדפסות למעט ניהול טכני אשר אחראי על ההתנהלות מול ספק המדפסות.

8.2 . מהביקורת עולה כי כמות המדפסות האישיות שאינן פועלות על בסיס פעימות מונה היא

גדולה מאוד, ומייצרת הוצאה נוספת לעירייה. (ראה סעיף )9

362