עמית, פולק, מטלון ושות' | חוברת נהלים כוללת - גרסת מנהלים

חוברת נהלים כוללת 2023 | גרסת מנהלים

2 עמית, פולק, מטלון ושות' |

תוכן עניינים

04 10 11 14 15 17 18 19 20 23 24 27 29 30 31 32

און בורדינג

מקומות ישיבה

ציוד

סלולרי

חניה

ניצול חופשה ו/או מחלה

הריון ולידה

אירועים

סיום עבודה

כיבוד לישיבות ואירועים

חדר כושר

טיפול במקרה של אבל

קוד לבוש

כרטיס אשראי משרדי

תקציב נסיעות לחו"ל וביגוד

לקוח חדש ותיק חדש

3 | ' עמית, פולק, מטלון ושות

Onboarding - נוהל קליטת עובדים חדשים

כללי: המסמך מרכז את תהליך קליטת עובדים חדשים למשרד. תהליך הקליטה במשרד מתחיל עם חתימת העובד על הודעה בדבר תנאי העסקה, ומטרתו להגביר את תחושת המחוברות והשייכות. מהות הנוהל: תהליך הקליטה מורכב משני היבטים: מנוהלת ע"י מחלקות המנהלה, לרבות משאבי אנוש, תפעול, שכר ושיווק, בשיתוף פעולה קליטה תפעולית - • עם המחלקה הקולטת. מנוהלת ע"י הצוות/ המחלקה הקולטת, בהובלת השותף האחראי והחונך. קליטה מקצועית - • שלבים בקליטת העובד: במהלך השבוע שלפני מועד הקליטה: משאבי אנוש: . החתמת העובד על הודעה בדבר תנאי העסקה בו מוסכמים תנאי השכר וההטבות ומועד תחילת העבודה. 1 . שליחת זימון ליומן ליום הקליטה לכל הגורמים הרלוונטיים: 2 • מנהלות: כספים, שיווק, משרד ומשאבי אנוש. • חשבת שכר. • רכזת התפעול. • רכזת משאבי אנוש. עוזרת אישית. + ) שותף אחראי (מחלקה + ) • שותף אחראי (צוות . פתיחת תיק עובד בפיילסייט (תיוק קורות חיים, צילום רישיון עריכת דין והודעה בדבר תנאי העסקה חתומה). 3 . שליחת ה"הודעה בדבר תנאי העסקה" החתומה למנהלת הכספים וחשבת השכר. 4 . שליחת פרטי העובד החדש לרכזת התפעול לטובת יצירת קשר עימו – שם, טלפון, מייל, תפקיד, מחלקה, צוות. 5 . יצירת קשר עם העובד להסבר לקראת יום הקליטה ושעת ההגעה. 6 . בירור עם השותף האחראי שבוע לפני הגעתו של העובד, מי יהיה החונך של העובד. 7 . שיחה עם החונך על מנת להסביר את תפקידו ואת המצופה ממנו. 8 . שליחת מייל לעוזרת האישית של השותף האחראי (מכתבת את השותף האחראי), שבוע לפני הגעתו של 9 העובד, בבקשה שתתאם לו"ז קליטה ליום העבודה הראשון. . וידוא מול העוזרת האישית של השותף הרלוונטי שליחת זימונים לכל הגורמים הלוקחים חלק באותו יום – 10 למייל האישי של העובד החדש (וכמו-כן, להדפיס עותק ליום ההגעה), חונך, שותף ושאר עובדי הצוות. העוזרת האישית תכתב את רכזת משאבי אנוש לכל הזימונים. • צוות מחשוב. • איש אחזקה.

4 עמית, פולק, מטלון ושות' |

להלן דוגמא למבנה הלו"ז שהעוזרות האישיות מתבקשות לתאם:

שלום,

בתאריך__________________ נקבל את פניו של עובד חדש: ________________________ . יש בבקשה לתאם עבורו לו"ז קליטה בהתאם למפורט:

– מפגש עם משאבי אנוש (נקבע). 9:00 - מפגש הכרות עם חונך: עו"ד ___________________ וסיור משרדי. 10:00 - מפגש הכרות עם הצוות (במסגרת פגישות אישיות קצרות וישיבת צוות ככל שמתקיימת. 11:00

- התמקמות במקום הישיבה, קומה _______ חדר מספר__________. 12:00 - ארוחת צהריים מחוץ למשרד (עם החונך – "אחד על אחד"). 13:00 (על ידי מתמחה/ חונך). SAP- ו Filesite - הדרכה על מערכות מחשוב 14:00 - חפיפה מקצועית. 14:30

. אנא שלחי זימונים לממשקים הרלוונטיים וכתבי אותי לידיעה

בברכה, רכזת משאבי אנוש.

• יום לפני הקליטה – מחלקת משאבי אנוש שולחת מייל לתפעול על כך שהתהליך בוצע במלואו. לכלל המשרד בהודעה על הגעת העובד החדש. Welcome • ביום הקליטה מחלקת משאבי אנוש שולחת מייל יום הקליטה (עו"ד): .Welcome - מפגש 9:00 • באחריות רכזת משאבי אנוש לתאם עם העובד החדש מועד ומיקום מפגש ביומו הראשון, לקבל את פניו וללוות אותו עד למפגש הכרות עם החונך. • במהלך המפגש הראשוני תוענק לעובד מתנת קליטה, חתימה על טפסי הקליטה, ליווי למקום הישיבה ולביצוע טביעת אצבע ע"י רכזת התפעול. מסירת מעטפה ובה פרטי שם המשתמש והסיסמא לצורך כניסה למערכות המחשוב. כמו-כן, רכזת משאבי אנוש תשלח את חוברת הקליטה לעובד.

- מפגש הכרות עם החונך וסיור משרדי. 10:00

הנחיות לסיור המשרדי: ומשם לרדת לשאר קומות המשרד. 7 רצוי להתחיל בגג, קומה בסיור בקומות מסבירים על החדרים, עמדות עוזרות אישיות וקבלות, חדר צוות מחשוב, צוות ארכיב, הנהלת .)-2( חשבונות, חדרי ישיבות, ממ"דים, תאי דואר, שירותים ומעליות, חדר כושר קומה

5 | ' עמית, פולק, מטלון ושות

הקמת המשרד ושותפים מייסדים, מבנה המשרד, הנהלה ושותפים, התוכן החשוב להעברה במהלך הסיור: מבנה המחלקות, הצוותים ואופן העבודה, בעלי תפקידים, מטבחונים, ימי גיבוש, אירועים משרדיים, הרמות כוסית בחגים, "קבלת שבת", חדר כושר וחוגים. - מפגש הכרות עם חברי הצוות- (במסגרת ישיבה ו/או פגישות קצרות אישיות), בסיום כל פגישה חבר 11:00 • הצוות ילווה את העובד החדש לפגישה הבאה. - התמקמות במקום הישיבה של העובד. 12:00 • - ארוחת צהריים עם חונך/ שותף מחוץ למשרד. 13:00 • יבוצע ע"י אחד מחברי הצוות, לרוב ע"י מתמחה, ולאחריה SAP- ו Filesite - הדרכה על מערכות מחשוב 14:00 • תחילת חפיפה מקצועית. כחודש לפני מועד הקליטה: שליחת מייל מרוכז על ידי לכל המתמחים העתידיים עם הנחיות מפורטות בנושא טפסי תחילת ההתמחות עבור לשכת עורכי דין. כשלושה שבועות לפני מועד תחילת ההתמחות: רכזת משאבי אנוש: . שולחת מייל מרוכז לכל המתמחים העתידיים עם הנחיות וטפסי הקליטה למשרד, ופועלת על פי נוהל 1 הקליטה. , מנהלת משרד, יו"ר APM ACADEMY : . מתאמת את חצי יום האוריינטציה ביום הקליטה מול הגורמים הבאים 2 הפירמה/שותף מנהל ואיש מחשוב. כמו כן, תיאום מפגש מתמחים משרדי. . שולחת מייל לעוזרת האישית לתיאום המשך לו"ז הקליטה בהתאם ללו"ז המקובל. 3 כשבועיים לפני מועד תחילת ההתמחות: רכזת משאבי אנוש מתאמת למתמחים החדשים את ההדרכות הבאות: (ההדרכות תתואמנה למהלך השבוע שלאחר קליטתם). . הדרכה בנושא ביטוח פנסיוני עם אגם לידרים. 1 עם מדריך מטעם חברת אקסיומה / עו"ד של הפירמה. Filesite - . הדרכה על מערכת ה 2 עם אירה בריל. SAP- . הדרכה "כיצד נכון לדווח שעות" עם הילה שרייבמן, והדרכה טכנית על מערכת ה 3 . הדרכה "איך לעבוד נכון" עם סטיבן ברק רוזן. 4 לו"ז יום הקליטה: - יתקיים בחדר ישיבות עמית עם מחלקת משאבי אנוש, במהלכו יוענקו מתנות Welcome - מפגש 9:00 • קליטה, הדפס של הלו"ז ליום הקליטה בהתאם לנקבע ע"י העוזרת האישית של הצוות אליו מגיע וחלוקת המעטפות עם שם המשתמש והסיסמא לצורך הכניסה למחשב. כמו כן, באחריות רכזת משאבי אנוש במפגש זה לאסוף ולטפל בטפסי תחילת ההתמחות עבור הלשכה. - מצגת קליטה, מועבר ע"י מח' משאבי אנוש - מצגת הכרות עם המשרד והמחלקות, הסבר על אופי 9:30 • ההתמחות ושיטת העבודה. קליטת מתמחים: לכל חודש. 1- המתמחים מגיעים לרב בשני מחזורים: מרץ וספטמבר, ה

6 עמית, פולק, מטלון ושות' |

- נהלי משרד, מועבר ע"י מנהלת המשרד. 10:00 • - שיחת הכרות עם יו"ר הפירמה/ שותף מנהל. 10:30 • - נהלי אבטחת מידע, מועבר ע"י מחלקת מחשוב. 11:30 • - מפגש מתמחים משרדי (מתאמת: רכזת משאבי אנוש). 12:00 • - מפגש הכרות עם החונך וסיור משרדי (מתאמת עוזרת אישית). 12:30 • - ארוחת צהריים עם חונך / חונכים. 13:00 • - מפגש הכרות עם הצוות (מתאמת עוזרת אישית). 14:00 • - התמקמות בעמדת העבודה בחדר של המתמחה. 15:00 • (על ידי מתמחה/ החונך). SAP- ו Filesite - הדרכה על מערכות מחשוב 15:30 • - תחילת חפיפה מקצועית (מתואמת על ידי העוזרת האישית). 16:00 •

מחלקת תפעול, אדמיניסטרציה, אחזקה ומחשוב: שבוע לפני מועד הקליטה: לבית העובד החדש בטרם תחילת עבודתו –שוקולדים הביתה (לכל העובדים) welcome . שליחת מתנת 1 ולעו"ד, שותפים ומנהלים עציץ בנוסף. . רכזת התפעול מתקשרת לעובד החדש לטובת עדכון הפרטים הבאים בטופס עובד חדש (ראה נספח א'): 2 שם פרטי ומשפחה באנגלית, מספר רישיון וצילום תעודת עו"ד, מספר רכב ותדרוך על נהלי החנייה ומערכת החנייה, מסבירה לגבי אישור הבריאות לטובת חדר הכושר, בקשת קו"ח בפורמט של האתר. . הכנת שלט לחנייה בהתאם לנוהל חניה – בהתאם לתפקיד. 3 ) מעדכנת את פרטי העובד במערכת החנייה. 6 . מזכירת הקבלה (קומה 4 . העברת טופס פרטי העובד החדש לאנשי מחשוב לטובת פתיחת יוזר (ראה נספח א' טופס פרטי עובד/ת 5 חדש/ה). . אנשי המחשוב מעבירים לרכזת התפעול/ לרכזת משאבי אנוש מעטפה עם שם המשתמש והסיסמא למערכות 6 המחשוב. . באחריות מנהלת המשרד לקבוע את מקום הישיבה לעובד החדש, ולעדכן את מחלקת משאבי אנוש, איש 7 אחזקה, מחשוב ושותף אחראי במייל אודות המקום הנבחר. . סידור טלפון משרדי – באחריות מחלקת תפעול. 8 . הכנת שלט משרדי (שם העובד), באחריות מחלקת תפעול מול מזכירות הקבלה. 9 . הכנת שקית קליטה: מחברת, עט ופד לעכבר. 10 (ממוחשב), טופס פרטי עובד/ת חדש/ה, טופס מתן הרשאה 101 . הכנת טפסי קליטה לעובד החדש – טופס 11 לסוכן ביטוח, טופס ביטוח זמני, טופס הצהרה על פרסום באתר, תן ביס, פלאפון והצרת בריאות לחדר הכושר לטובת פתיחת יוזר (שם מלא בעברית ואנגלית, מספר רישיון ומועד SAP . העברת פרטי העובד לאחראית 12 הסמכה, מחלקה וצוות). אחזקה: . הכנת מקום הישיבה: שיחה עם השותף הקולט לעניין צרכי סידור החדר הייעודי לעובד החדש. 1 . סידור וניקיון החדר והריהוט לרבות השולחן, המגירות, הארונות, כסאות ופינוי ציוד לא רלוונטי. 2 . קלסרים וחומר משפטי שקיימים בחדר - יש לבדוק מול השותף האחראי של העובד שישב בחדר או העברתם 3 לארכיון/ עובד רלוונטי.

7 | ' עמית, פולק, מטלון ושות

מחשוב: . פתיחת יוזר, שיוך לקבוצות תפוצה, קבוצת שייכות (מתמחים, עו"ד וכד'), פרטים אישיים באקטיב דיירקטורי, 1 מחלקה וחתימה. . לוודא שכל פרטיו של העובד רשומים נכון. 2 . מחלקת המחשוב ישלחו מייל לרכזת התפעול לצורך בדיקת החתימה ופרטיו של העובד. 3 . התקנה וסידור של עמדת מחשוב בחדר העובד- ציוד מחשובי תקין ונקי (לרבות המסך והמקלדת), התקנת 4 מצלמה ורמקולים. , מערכות משפטיות וכו'. SAP, FILESITE - . התקנת תוכנות מחשוב רלוונטיות במחשב העובד 5 . הגדרת מייל בטלפון וטוקן לחיבור מרחוק למשתמש. 6 . שותף - קבלת מחשב נייד. 7

יום הקליטה: תפעול:

. פתיחת כרטיס עובד במערכת הנוכחות. 1 . לקיחת טביעת אצבע לטובת מערכת אלון. 2 . שליחת טפסי קליטה חתומים לחשבת השכר. 3 . עדכון פרטי עובד במערכת דאטה פלוס. 4 . הזמנת חותמת (ביום ההגעה, החותמת מגיעה יום-יומיים אחרי). 5 . הזמנת כרטיס ביקור (ביום ההגעה, כרטיס הביקור מגיע יום-יומיים אחרי) במידת הצורך. 6

.Get Taxi . עדכון פרטי העובד במערכת 7 .BuyMe . עדכון פרטי העובד במערכת 8 . עדכון פרטי העובד במערכת תן ביס. 9 . מתן הרשאה לחדר כושר (מותנה באישור בריאות). 10 . חיבור מחשב לעבודה מרחוק לרבות מיילים ויומן במכשיר הסלולרי. 11

מחלקת שכר וכספים: .SAP- פתיחת כרטיס עובד במערכת השכר ויוזר במערכת ה

מחלקת שיווק: . תיאום יום צילום - עו"ד, מנהלות ושותפים. 1 . קבלת פורמט קורות חיים מהעובד החדש (רכזת התפעול/ רכזת השיווק מבקשת מהעובד החדש כשבוע 2 .APM לפני) והעלאתם לאתר . בקליטת שותף או מנהל מחלקה חדש יש לתאם פגישה עם חברת היח"צ ומחלקת השיווק של המשרד 3 . הכנסת כתובת מייל לרשימת התפוצה במערכת הדיוור. 4

8 עמית, פולק, מטלון ושות' |

נספח א' - טופס פרטי עובד/ת חדש/ה:

שם מלא

האם הנך מבוטח/ת בביטוח פנסיוני

כן / לא

תאריך לידה

אם כן, אנא ציין את שם הגוף המקבל:

רח':

מספר:

מועד הפרשה אחרונה לקרן:

כתובת

עיר:

מספר רישיון עו"ד:

מיקוד:

טלפון

_______ / _______ / _________

תאריך קבלת רישיון:

נייד

טלפון

First Name

שלוחת טלפון

מס' רכב

Last Name

דגם

רכב

ציין לאיזו מחלקה אתה משתייך

צבע

משפחה: + שם

שם הבנק:

סיסמה למחשב

פרטי חשבון בנק

תווים: מספרים או אותיות 6( אנגלית או שילוב ביניהם)

מספר חשבון:

מספר סניף:

לרשימות תפוצה (שימוש פנימי)

Everyone, Trainees, , מזכירות Legal

מס' בנק:

9 | ' עמית, פולק, מטלון ושות

נוהל מקומות ישיבה

כללי: נוהל מקומות ישיבה שואף להבטיח כי כל עובד/עו"ד/יועץ מיוחד/שותף מקבלים משרד ותכולה בהתאם לוותק ולתפקיד. הגדרות: כיסאות וריהוט נוסף שיקבע עפ"י וותק. 2 , • שותף ישב במשרד חיצוני בעל חלון, שולחן שותף • יועץ מיוחד ישב במשרד חיצוני עם חלון, גודל המשרד ומיקומו יקבע עפ"י וותק היועץ. (חישוב הוותק, מיום קבלת רישיון עורך דין), ישב במשרד פנימי ¬ • עורך דין בוותק של שנה ראשונה ושנייה (ללא חלון) בשותפות עם עורך דין אחר. • עורך דין בשנה שלישית ישב במשרד פנימי לבד. • עורך דין בשנה רביעית ישב במשרד חיצוני בעל חלון לבד. • מתמחה ופרליגל ישבו במשרד פנימי (ללא חלון) בשותפות עם מתמחה או פרליגל אחר (בעדיפות – פרליגל עם פרליגל ומתמחה עם מתמחה). מהות הנוהל . מנהלת משאבי אנוש תעביר הודעה באמצעות מייל ובו תאריך קליטת העובד/ת החדשים בארגון, תוך הצגת 1 וותק מיום קבלת רישיון עורך דין. . באחריות מנהל/ת המשרד לבחון את הקשר ליחידה הרלוונטית, וותק העובד, קומה רלוונטית ומשרד 2 אופציונאלי. . לאחר בחינת כל המשתנים, תעדכן מנהל/ת המשרד את השותף האחראי בגין המיקום ולאחר עדכונו תעניק 3 לעובד החדש את מיקום משרדו, לאחר סיכום עם השותף. . מנהל האחזקה יוודא כי החדר מפונה מכל ציוד שנותר מהעובד הקודם, ידאג לניקיון המשרד, ריקון מגירות 4 והכנת המשרד. . כל החומר המשפטי שנותר במשרד יפונה על פי ההכוונה מהשותף האחראי לגבי פיזור החומר, הקלסרים 5 וכו'. מנהל האחזקה אינו רשאי להזיז או לאחסן חומר משפטי. . מחלקת המחשוב תדאג להכשיר מחשב נייח, להתקין תוכנות רלוונטיות, להגדיר שם משתמש וסיסמא, 6 להתקין מצלמה ורמקולים, עכבר אלחוטי ומקלדת אלחוטית.

*למרות כל האמור לעיל יתכנו חריגים בכפוף למגוון שיקולים.

10 עמית, פולק, מטלון ושות' |

נוהל ציוד

כללי: נוהל לשימוש בציוד משרדי באופן שוטף, ציוד מחשוב ועוד. נוהל זה יגדיר את הזכאות ואופן המימוש.

מהות הנוהל: הזכאות לציוד והחלפתו משתנה בהתאם לתפקיד ולוותק, כמפורט בנספח ב'.

• במידה ואושרה לעובד השאלת ציוד לצורך עבודתו ע"י מנהלת המשרד, העובד יחתום על טופס השאלת ציוד (ראה נספח ב') • עובד אשר חתם על ציוד נישא יכול להשתמש בו גם מחוץ למשרד. • על העובד חלה האחריות לנקוט בכל האמצעים העומדים לרשותו לשמירת הציוד אותו הוא קיבל במצב תקין ושמור. אין להשאיר מחשב נישא או ציוד יקר ערך אחר ברכב ללא השגחה. במידה וימצא שהייתה רשלנות בשמירה על רכוש המשרד, העובד יישא בהוצאות הנזק. • מחלקת מחשוב תנהל רשימה ממוחשבת של הציוד שהושאל לעובדים, ובה יפורטו פרטי הציוד, פרטים אישיים של השואל, תאריך ההשאלה ותאריך ההחזרה. • עובד המסיים את עבודתו יהיה זכאי לשחרור כספי הקופות לאחר שהוחזר כל הציוד שהושאל לו לצורכי עבודתו.

11 | ' עמית, פולק, מטלון ושות

זכאות לציוד

יועץ מיוחד + זכאות לציוד מחשוב – שותף שנים. 5 • מחשב נייח – החלפה כל אינץ' (רק במידה והשותף / 27 • מסכים בגודל עד מסכים). 2- יועץ מעוניין ב

זכאות לציוד מחשוב – עו"ד בוותק של עד פרליגל + מתמחים + שלוש שנים שנים. 5 • מחשב נייח – החלפה כל אינץ'. 24 • מסך בגודל • מקלדת אלחוטית. • עכבר אלחוטי. • רמקולים ומצלמה. • טלפון קווי רגיל. , כספים, HR( זכאות לציוד מחשוב – מנהלים מנהל/ת משרד, מנהל/ת שיווק) שנים. 5 • מחשב נייח – החלפה כל אינץ'. 24 אינץ' או שניים של 27 • מסך בגודל • מקלדת אלחוטית. • עכבר אלחוטי. • רמקולים ומצלמה. • טלפון מורחב. שנים. 4 • מחשב נייד –החלפה כל זכאות לציוד מחשוב – אחר - בילינג / כספים שנים. 5 • מחשב נייח – החלפה כל אינץ'. 24 מסכים בגודל 2 •

• זרוע דו מפרקית. • מקלדת אלחוטית. • עכבר אלחוטי.

• רמקולים ומצלמה. • טלפון קווי מורחב. שנים. 4 • מחשב נייד – החלפה כל

שנים ומעלה 3 זכאות לציוד מחשוב – עו"ד שסיים שנים. 5 • מחשב נייח – החלפה כל אינץ'. 24 מסכים בגודל 2 • עד

• זרוע דו מפרקית. • מקלדת אלחוטית. • עכבר אלחוטי. • רמקולים ומצלמה. • טלפון קווי רגיל.

• זרוע דו מפרקית. • מקלדת אלחוטית. • עכבר אלחוטי. • רמקולים ומצלמה. • טלפון קווי רגיל.

זכאות לציוד מחשוב – אחר - עוזרות אישיות/עוזרות מנהלות שנים. 5 • מחשב נייח – החלפה כל אינץ'. 24 מסך בגודל 2 •

• זרוע דו מפרקית. • מקלדת אלחוטית.

• עכבר אלחוטי. • טלפון מורחב.

12 עמית, פולק, מטלון ושות' |

נספח ב' – חתימה על ציוד ומחשוב

שם העובד: _______________________________________ מחלקה:________________________________________

מס' טלפון במשרד:_____________________________ מס' טלפון נייד:_____________________________________

פרטי הציוד המבוקש: ___________________________________ תיאור: ___________________________________

מק"ט:_______________________________________ מס' סידורי: ________________________________________

הערה: על העובד חלה האחריות לנקוט בכל האמצעים העומדים לרשותו לשמירה על הציוד. אין להשאיר מחשב נישא או ציוד יקר ערך אחר ברכב ללא השגחה. במידה וימצא שהייתה רשלנות בשמירה על רכוש המשרד, העובד יישא בהוצאות הנזק. אחריות העובד על החזרת הציוד במצב תקין היא מלאה ובמידה והציוד יינזק או ייגנב המשרד יהיה רשאי לחייב את העובד לשלם את הנזק או לפצות את המשרד בערכו הנוכחי של הציוד. עם סיום מועד ההשאלה או על פי דרישת המשרד, יחזיר העובד את הציוד באופן מידי למשרד מחשוב, במצב שלם ותקין כפי שקיבלו, ויקבל על כך אישור. עובד שסיים עבודתו במשרד חלה עליו החובה להתייצב במשרד מחלקת מחשוב ולהזדכות על כל ציוד שהושאל לו לצרכי עבודתו. כולל הציוד שהוא חתום עליו.

אישור מנהל/ת המשרד: ____________________________ פרטי המשאיל: ______________________________

שם מלא: _________________________ חתימה:_________________________ תאריך: _________________________

13 | ' עמית, פולק, מטלון ושות

נוהל קבלת טלפון סלולרי

כללי: החברה תמסור לעובד החברה מכשיר סלולרי הנדרש לו לצורך מילוי עבודתו. דגם המכשיר ייקבע ע"י החברה בהתאם לתפקידו של העובד.

זכאות: שנים. 3- כולל מטען, אחת ל ₪ 4,000 • שותף שכר, יועץ – עד שנים. 3- כולל מטען, אחת ל ₪ 4,750 • שותף רווח – עד שנים. 2- כולל מטען, אחת ל ₪ 5,000 • שותף הון, מנהלים- עד

שיטה: . עובד הזכאי לטלפון מהמשרד יחתום על טופס השאלת ציוד, ובו התחייבות לשמור על המכשיר ואביזריו 1 הנלווים. . עלות קו, חבילות שימוש ועלות המכשיר תהיה על חשבון המשרד. 2 . במקרה של אובדן המכשיר ו/או תקלה שאינה ניתנת לתיקון, המשרד יפעיל את הביטוח והמכשיר יתוקן ע"ח 3 המשרד במסגרת שירות התיקונים העסקי, למעט מקרים של רשלנות חמורה. שימוש במכשיר הנייד בחו"ל: . מנויי המשרד רשאים לעשות שימוש בטלפון בשיחות לחו"ל. 1 • שותף בנסיעת עבודה - יש לסגור חבילת חו"ל מבעוד מועד דרך רכזת התפעול. • שותף בנסיעה פרטית לחו"ל - זכאי לחבילת חו"ל על חשבון המשרד. • עו"ד בנסיעת עבודה - יקבלו חבילת חו"ל כנגד תיק לחיוב. • עו"ד/ עובדים- בנסיעה פרטית ולהם מנוי דרך המשרד יכולים להזמין חבילת חו"ל, עליה יחויבו בשכר. . שיחות לחו"ל מישראל יהיו דרך המשרד כחלק מהחבילה הכללית. 2

14 עמית, פולק, מטלון ושות' |

נוהל חניה

כללי: נוהל לתיאור אופן השימוש בחניון, זכאות לחניה קבועה או צפה ואופן השימוש במערכת החניה והכניסה לאפליקציה. אופן הורדת האפליקציה והשימוש בה מפורטים בנספח ג'.

מהות הנוהל: זכאות לחניה:

• שותף/יועץ/מנהל: - זכאי לחניה שמורה. שימוש/אי שימוש בחניה באמצעות האפליקציה. חניה שלא התקבל 08:45 - יש לדווח בכל יום עד השעה עבורה דיווח תעבור חזרה למאגר החניות הפנויות. • העובדים יקבלו חניה על בסיס מקום פנוי. שימוש שוטף בחניון – עובד: • עם הכניסה לחניה תתקבל באפליקציה הודעה עם מספר חניה. יש להקפיד על חניה במקום שהתקבל בלבד. • במקרים בהם מתקבלת חניה אחת מבין סט חניות כפולות, יש לחנות בחניה הפנימית על מנת להשאיר את החניה השנייה פנויה לשימוש ולאפשר ניצול מקסימלי של החניות הפנויות בחניון. • עובד שלא יכבד את נהלי השימוש בחניון, יאבד את הזכאות להשתמש בו למשך שבוע שלם.

15 | ' עמית, פולק, מטלון ושות

נספח ג' - הנחיות לכניסה לחניון

, הכניסה אליו אפשרית משתי כניסות: מרחוב ראול ולנברג ומרחוב cu חניון המשרד נמצא מתחת לבניין, חניון הנחושת. .DPM+ החניות במשרד מנוהלות ע"י אפליקציה ייעודית, אפליקציית שימוש באפליקציה: שמתממשקת עם המערכת: DPM+ . על כל עובד להוריד לפלאפון את אפליקציה 1 IOS- https://apps.apple.com/il/app/dpm-dynamic-parking-management/id147783835 Android- https://play.google.com/store/apps/details?id=com.zmnsoft.dpmplus / שם משתמש: מספר הסלולארי של העובד. Username .2 (אותיות קטנות). apm1 : הסיסמא הראשונית תהיה Password *מיד לאחר הכניסה הראשונית כל עובד יוכל לשנות את הסיסמה לסיסמה אישית.

. עם הגעתכם לחניון תקבלו הודעה עם מספר החניה בה עליכם לחנות, אנא הקפידו לחנות עפ"י ההנחיות. 3

דגשים: . במידה והחניה שהתקבלה עבורך תפוסה על ידי רכב אחר, יש להיכנס לאפליקציה ולסמן 1 החניה תפוסה, להזין את מספר הרכב שחונה שם ואחריה: בחירת חנייה חדשה. . במקרה שבו אין קליטה בחניון, ניתן לחנות באחת החניות הפנויות עם שלטי המשרד, לגשת לאזור המעליות 2 ולהזין באפליקציה את מספר החניה. . מקום החניה שהתקבל באפליקציה מצוין בה לנוחיותכם ואיתור קל יותר של הרכב. 3

16 עמית, פולק, מטלון ושות' |

נוהל ניצול חופשה / מחלה

כללי: נוהל זה מכתיב את אופן ההתנהלות במקרה של היעדרות עקב חופשה/מחלה/ מילואים ועוד.

מהות הנוהל: חופשה:

• עובד המעוניין לנצל ימי חופשה יבקש אישור של שותף / מנהל המחלקה טרם היציאה לחופשה. • טרם היציאה לחופשה יש לדווח במערכת הנוכחות חופשה בהתאם לתאריכים של ההיעדרות. ימי חופשה על חשבון צבירה עתידית. 3 • עובד בוותק של שנה ומעלה במשרד יכול להיכנס למינוס של עד מחלה: • מתמחים/עו"ד/אדמיניסטרציה: יש ליידע בכל יום של ההיעדרות את השותף / אחראי המחלקה, לדווח במערכת הנוכחות ולהעלות אישור מחלה. ימי מחלה על חשבון צבירה עתידית. 3 • עובד בוותק של שנה ומעלה יכול להיכנס למינוס של עד מילואים: • עובד יודיע לשותף האחראי על הצוות עם קבלת צו מילואים. מהצבא (אישור על תקופת שירות מילואים). 3010 • היעדרות בגין מילואים מצריכה הגשת טופס 3010 • על מנת לקבל תשלום בגין ימי המילואים, בתום ימי השירות ועם החזרה לעבודה יש להעביר טופס (אישור על שירות מילואים) לרכזת התפעול וחשבת השכר ולדווח במערכת הנוכחות "מילואים". שעות הריון: שעות היעדרות בגין ביקורים במרפאות מועדות, ללא ניכוי 40- • כמופיע בחוק, אישה בתקופת הריונה זכאית ל

משכרה. היעדרות בגין שעות הריון מצריכה אישור ביקור במרפאה בשעות ההיעדרות. • ניתן לנצל את שעות ההריון כימים שלמים / שעות היעדרות בחלק מיום העבודה.

דגשים: • על מנת להקל ולאפשר טיפול מיטבי בדוחות השכר החודשים, יש לזכור לדווח במערכת כל יום את הפעילות שבוצעה באותו היום או הסטאטוס של המדווח לאותו יום (חופשה, מחלה, מילואים וכד'). • בסוף כל חודש על העוזרות האישיות של כל מחלקה לוודא דיווח נוכחות מלא של עובדי המחלקה.

17 | ' עמית, פולק, מטלון ושות

נוהל הריון ולידה

כללי: פירמת עמית פולק מטלון ושות' שומרת על קשר עם עובדות ושותפות הפירמה במהלך חופשת הלידה שלהן. אופן ההתנהלות מרגע היוודע ההריון: ובה הסבר כללי אודות HR . עם עדכון המשרד אודות ההריון של העובדת תקוים עימה שיחה על ידי מחלקת 1 זכויותיה במהלך ההריון ולאחר הלידה. . לאחר השיחה עם העובדת יישלח מייל עדכון לשותף האחראי ובו הסבר אודות שעות ההריון להם זכאית 2 העובדת, ודגשים לגבי תנאי העסקתה על פי החוק במהלך ההריון. . כחודשיים לפני הלידה תקוים שיחה נוספת עם השותף האחראי ובו אזכור על החשיבות שבעדכון מועד 3 הלידה ותיאום ציפיות אודות גיוס מחליפ/ה לחל"ד. . האחריות לתיאום פגישות אלו מוטלת על רכזת משאבי אנוש. 4 אופן ההתנהלות מרגע הלידה: . מיד לאחר הלידה השותף האחראי יעדכן את משאבי אנוש, מחלקת הכספים ומחלקת תפעול לגבי הלידה. 1 . משאבי אנוש יכינו עבור השותף האחראי מייל מזל טוב לשליחה לארגון. 2 . מחלקת משאבי אנוש תעדכן את היולדת ליצור קשר עם חשבת השכר לטובת קבלת הסבר אודות תביעת 3 דמי הלידה. . מחלקת הכספים תכין צ'ק ללידה בהתאם לנוהל אירועים אותו תעביר לשותף האחראי, אשר יבקר את 4 היולדת שלו במהלך החל"ד. • במקרה של עובד שאשתו ילדה, הצ'ק יימסר באירוע או ישירות לידי העובד. . מחלקת תפעול תשלח שי לבית היולדת. 5 . במהלך חופשת הלידה מחלקת משאבי אנוש תיצור קשר עם היולדת כל חודשיים-שלושה, על מנת להתעניין 6 בשלומה ולהבין את צפי חזרתה למשרד. לקראת חזרה לעבודה: . טרם חזרתה של העובדת לעבודה, מחלקת משאבי אנוש תיידע באמצעות זימון לתאריך 1 , אחזקה, כספים ושיווק. IT , החזרה את מחלקת התפעול . מחלקת משאבי אנוש תעדכן את השותף האחראי בדבר זכויותיה של היולדת לשעת 2 הנקה בהתאם לחוק. לכלל הארגון על ידי מחלקת משאבי WELCOME BACK . עם חזרתה יישלח מייל 3 אנוש. . אחריות לביצוע הנוהל: מחלקת משאבי אנוש. 4

18 עמית, פולק, מטלון ושות' |

נוהל אירועים ומתנות לאירועים

כללי: בעמית, פולק, מטלון ושות' נציין אירועים שונים בחיי העובדים: ימי הולדת, חתונה, לידה וחגים.

מהות הנוהל: העובדים יקבלו מתנות לאירועים השונים בהתאם לוותק / תפקד וסוג האירוע. מתנות לחגים: • כלל העובדים יקבלו מתנות בראש השנה ובפסח, מיום ההעסקה הראשון. מתנת יום הולדת: • כלל העובדים יקבלו מתנה ביום הולדתם, מיום ההעסקה הראשון. מתנות לחתונה, לידה ואירועי לקוחות: •

המשרד יספק לשותף האחראי של העובד החוגג צ'ק בגובה משתנה בהתאם לאירוע, וותק, תפקיד וכמות השותפים המוזמנים לאירוע, בהתאם לפירוט מטה. בירור כמות השותפים שיגיעו לאירוע באחריות העוזרת האישית של השותף מנהל הצוות. *בלידת ילד לעובד המשרד תשלח גם מתנה הביתה.

טבלת מתנות לאירועי עובדים

מתנה לאירוע גם ללא משתתפים (לעובדים בותק של שנה ומעלה, לא כולל מתמחים)

מתנה לאירוע גם ללא משתתפים (לעובדים בותק של עד שנה ולמתמחים)

מתנה עם התייחסות למספר המשתתפים

שותפים 6 עד ₪ 3,000 ₪ 400 כל שותף נוסף

חתונה

₪ 3,000

₪ 1500

שותפים 4 עד ₪ 1,800 ₪ 350 כל שותף נוסף

הולדת ילד

₪ 1,800

₪ 1000

₪ 1800 *באירוע בר/בת מצווה שיגיעו אליו שותפים מהמשרד יימסר צ'ק ע"ס

19 | ' עמית, פולק, מטלון ושות

נוהל סיום עבודה – התפטרות ופיטורין

כללי: עובד המסיים עבודתו במשרד מסיבה כלשהי, לרבות התפטרות, פיטורין וכיו"ב, חייב להסדיר ענייניו במשרד בטרם יעזוב את תפקידו. סיום תפקיד במשרד – התפטרות: • עובד המעוניין לסיים את תפקידו במשרד יעדכן את השותף האחראי עליו. • שותף שקיבל הודעת התפטרות יודיע למחלקת משאבי אנוש, ויבקש מהעובד לשלוח את ההודעה בכתב גם למשאבי אנוש. • משאבי אנוש יגיבו להודעת העובד ויציינו את מועד סיום יחסי עובד מעביד, ויפעלו בהתאם למפורט מטה. שנים ומעלה יקבל שי צנוע עם איחולי הצלחה בדרכו 4 • עובד המסיים את ההעסקה מרצון לאחר תקופה של החדשה מייד לאחר יום ההעסקה האחרון – בכפוף להחלטת שותף מנהל הצוות ומנהלת משאבי אנוש. סיום תפקיד במשרד - פיטורין: • שותף השוקל את סיום העסקה של עובד שלו יעדכן ברצונו זה את השותף הבכיר במחלקה ומנהלת משאבי האנוש. • יחד יחליטו האם נכון לשקול את סיום את העסקתו של העובד, באיזה מועד ובאילו תנאים. • מנהלת משאבי אנוש והשותף האחראי יכתבו ביחד את הזימון לשימוע, ויגישו אותו לעובד יומיים לפחות לפני מועד השימוע עצמו. את שיחות ההכנה לשימוע והשימוע יערוך השותף האחראי עם העובד ומנהלת משאבי אנוש, למעט מקרים בהם תידרש נוכחות נוספת של השותף הבכיר. • בסיום ההליך ובמידה ויוחלט על סיום העסקת העובד תדאג מנהלת משאבי האנוש לטפל בכלל היבטי סיום ההעסקה (קביעת מועד אחרון ליחסי עובד מעביד, מכתב פיטורין, יידוע מחלקת כספים ושכר, יידוע מחלקת תפעול). • עם סיום הליך השימוע (במידה ומדובר בהחלטה על פיטורין), ברירת המחדל תהא כי העובד ימשיך ויעבוד מספר מועט של ימי עבודה במשרד, לצורך חפיפה והעברת תיקים בלבד, ובמהלך יתר תקופת ההודעה המוקדמת לא יידרש להגיע למשרד. כל החלטה אחרת דורשת את אישור השותף הבכיר במחלקה ומנהלת משאבי האנוש. עזיבת המשרד – פיטורין / התפטרות: • ביום ההעסקה האחרון העובד יחזיר למחלקת אדמיניסטרציה את כל הציוד השייך למשרדי עמית פולק מטלון ושות' אשר ברשותו, כמפורט ב"טופס טיולים יוצא" (ראה נספח ד'). • העובד יפנה את משרדו מכל רכוש אישי כולל פינוי מגירות. חומר משפטי וקלסרים יועברו לאנשי המחלקה / מנהל ישיר. חל איסור על השארת חומר משפטי חשוף. • עובד שאושר לו מחשב נייד ופלאפון חברה מחויב להחזיר את המפתחות, הציוד ורכוש המשרד באופן תקין. היה וציוד החברה לא הוחזר באופן תקין וראוי, יחויב העובד על הנזק.

20 עמית, פולק, מטלון ושות' |

פעולות מחלקת משאבי אנוש: • מיד עם הסיכום על הפסקת עבודתו של עובד, באחריות מחלקת משאבי אנוש להוציא הודעה על מועד עזיבת העובד לגורמים הבאים: מנהלת משרד / רכזת תפעול / חשבת שכר/ מנהל אחזקה / מנהלים ישירים. • מנהלת משאבי אנוש תדווח על סיום העסקה לגורמים הללו, לצורך מחיקת הרשאות בקרת כניסה ויציאה, ולמחשוב בכדי לתמוך בתהליך ביטול הרשאותיו במחשב המשרד. • מחלקת משאבי אנוש תוציא לעובד מכתב סיום העסקה / פיטורין בהתאם לעילת העזיבה, תיקח מהעובד את המייל הפרטי שלו לצורך התקשרות עתידית ותטייב את כתובת המגורים. פעולות מחלקת אדמיניסטרציה: • מיד עם פינוי המשרד על ידי העובד העוזב, יש לדאוג לניקיון המשרד, הסרת שם העובד הקודם והכנתו לקראת קליטת עובד חדש. • במידה ונותרה ניירת / קלסרים חומר משפטי, יש לעדכן את השותף האחראי. • באחריות רכזת תפעול לקבל ולבטל את צ'יפ הנוכחות או טביעת האצבע, לקבל לידיה את מפתחות מטען, ביטול מנוי לעיתון, הסרה מרשימת + המשרד,לבטל הרשאה לחנייה, תן ביס, כרטיס ללובי, טלפון נייד תפוצה וממערכת דיווח נוכחות.

פעולות מחלקת מחשוב: • קבלת מחשב נייד, בדיקתו הוויזואלית, השוואה למספר הסריאלי שקיים במערכת, כמו כן קבלת תחנת עגינה, מטען, תיק מחשב. • ביטול הרשאות, גישה למסמכים ומחיקת .IT- העובד ממערכות ה • וידוא תקינות המחשב נייח, ושאר האביזרים,מקלדת, עכבר, מצלמה ורמקולים. • בדיקת שימוש במערכות המחשוב והמידע של המשרד על ידי העובד שעוזב בתקופה של חודשים לפני העזיבה ואיתור אנומליות. 3

פעולות מחלקת הכספים: .SAP- עדכון ה

אחריות: האחריות ליישום נוהל זה חלה על מנהלת משאבי אנוש.

21 | ' עמית, פולק, מטלון ושות

נספח ד' - טופס טיולים יוצא

עובד יקר,

תודה על תקופתך בעמית פולק מטלון ושות'. רגע לפני סיום העסקתך, אנא החזר את הציוד אשר ברשותך לגורמים מטה. לאחר השלמת הליך החזרת הציוד תוכל לגשת למחלקת הכספים לעדכון אודות שחרור הקופות.

בהצלחה בהמשך הדרך, עפ"מ.

שם העובד:

יום העסקה אחרון:

מחלקה:

הערות

חתימות החזרה

רכזת תפעול

צ'יפ נוכחות

משרד + מפתח קומה

מטען + טלפון נייד

כרטיס חכם

מחשוב

טופס ניתוק מערכות

כבל + תיק + מחשב נייד

22 עמית, פולק, מטלון ושות' |

נוהל הזמנת כיבוד ורווחה

כללי: משרד עמית פולק מטלון ושות' מאפשר הזמנת כיבוד לאירועי משרד, מחלקות וצוותים. לשם כך נבנתה טבלה המכילה את התקציב המיועד.

אחריות ליישום הנוהל: ניהול משרד, כספים.

השיטה: . באחריות העוזרת האישית/שותף להעביר בקשה למנהלת המשרד לגבי האירוע הקרב (תאריך, שעה, מיקום, 1 מספר משתתפים). . במידה ומדובר רק בהזמנת כיבוד יש לתאם מול רכזת התפעול באמצעות אקסל הזמנת כיבוד. 2 . התקציב יינתן בהתאם לאופי האירוע עפ"י הטבלה מטה. 3 . תקציב לא מנוצל אינו נצבר. 4

אירוע

תקציב

לאדם כולל מע"מ ומשלוח ₪ 30

ישיבת צוות חודשית

לאדם לא כולל מע"מ ומשלוח ₪ 100

ישיבת מחלקה רבעונית

לאדם לא כולל מע"מ ומשלוח ₪ 300

תקציב מחלקתי לגיבוש שנתי

23 | ' עמית, פולק, מטלון ושות

נוהל שימוש בחדר הכושר

כללי בטיחות והתנהגות: . השימוש במתקני חדר הכושר ייעשה בזהירות, תוך 1 ביקורת עצמית ובאחריות המתאמן בלבד. מומלץ להיוועץ עם מדריך מוסמך באשר לתדירות האימונים, אופן ביצועם ועצימותם. . הפעילות בחדר הכושר תיעשה בתלבושת ספורט 2 מלאה (כולל נעלי ספורט) ועם מגבת אישית בלבד. לא ניתן להתאמן עם גופיות. . ידועות למתאמן ההמלצות הבאות: 3 . יש להקפיד על חימום ומתיחות לפני האימון. 3.1 . יש להקפיד על תזונה המתאימה לפעילות גופנית. 3.2 . יש להימנע מארוחות גדולות שעתיים לפני פעילות 3.3 גופנית. . לסובלים מלחץ דם לא מאוזן לא מומלץ אימון 3.4 משקולות. . בכל מקרה של שינוי במצב הבריאותי מומלץ 3.5 לפנות להתייעצות רפואית. . בכל מקרה של הופעת כאב או לחץ בחזה או 3.6 ביד או בלסת או הופעת חולשה משמעותית, קוצר נשימה או תחושת עילפון בזמן המאמץ, או בסמוך לסיום אימון, יש להפסיק האימון ולפנות להתייעצות רפואית דחופה. . אין להכניס אוכל ו/או משקאות לחדר הכושר. 4 לעיסת מסטיק בזמן אימון אסורה. . תרגילים עם משקולות חופשיים ייעשו בזוגות בלבד. 5 . אין לעלות על מכשיר פועל ואין להשאירו פועל 6 בתום השימוש. . העישון בתחומי חדר הכושר וסביבתו אסור בהחלט. 7 . לרשות המתאמנים מלתחות להחלפת בגדים 8 ולרחצה, יש להקפיד על שימוש נאות במלתחות כאמור לעיל.

כללי: משרד עמית פולק מטלון מעמיד חדר כושר פרטי לשימוש העובדים.

מהות הנוהל: . עובדי עמית פולק מטלון זכאים לשימוש בחדר 1 הכושר בכפוף למילוי הצהרת בריאות אצל רכזת התפעול, (נספח ה') והצהרת מתאמן (נספח ו'), חידוש . חדר הכושר ממוקם בקומת 2 . ההצהרה אחת לשנה -) וליד הקומפקטוס. 2( החניון . הכניסה לחדר הכושר באמצעות המערכת 3 הביומטרית. . אימון תו"כ וע"ח שעות 24/7 . חדר הכושר פתוח 4 העבודה אינו מקובל. . הפעילות בחדר הכושר הינה באחריותו המלאה של 5 המתאמן, ובהתייעצות עם רופא. המשרד אינו אחראי למעקב רפואי ובכלל זאת אינו אחראי לכל תאונה ו/ או פגיעה ו/או נזק באם תגרם למתאמן ו/או לרכושו. בחתימתו מטה המתאמן מאשר כי הנו בעל ידע וניסיון בתפעול המכשירים בחדר הכושר. ידוע למתאמן, כי האימון בחדר הכושר יהיה ללא נוכחות מדריך. . הכנסת חפצים אישיים לחדר הכושר הינה באחריות 6 המתאמן בלבד. המשרד אינו אחראי לאובדן חפצים ודברי ערך בקשר עם השימוש בחדר הכושר. . אין להכניס אופניים (או דומיהם) לתחומי החדר 7 כושר. אין להוציא ציוד מחדר הכושר. . הכניסה לחדר הכושר הינה עבור עובדי המשרד 8 בלבד. אין לאפשר לילדי העובדים להשתמש בחדר הכושר. . על כל מתאמן לשמור על רכוש חדר הכושר ומתקניו, 9 לשמור על ניקיון בשטחי חדר הכושר וסביבתו ולהחזיר המכשירים למקומם כשהם נקיים בסיום הפעילות.

24 עמית, פולק, מטלון ושות' |

נספח ה': שאלון רפואי אנא קרא את השאלות להלן בצורה יסודית ופעל לפי הנחיות אלה:

א. אם התשובה על אחת או יותר מהשאלות שבחלק א' לטופס זה היא חיובית, אז לצורך קבלתך למכון הכושר עלייך להמציא למכון הכושר גם תעודה רפואית מרופא ולפיה הרופא מאשר כי אין סיכון לבריאותך באימון במכון כושר; מכון כושר יקבל מתאמן שהמציא תעודה רפואית שלא עברו שלושה חודשים ממועד הנפקתה. ב. אם כל התשובות לשאלות שבחלק א' לטופס זה הן שליליות – מלא את ההצהרה שבחלק ב' לטופס זה וחתום עליה. ג. בכל מקרה של שינוי במצבך הרפואי, יש להתייעץ עם רופא לגבי המשך פעילות במכון הכושר.

. האם הרופא שלך אמר לך שאתה סובל ממחלת לב? 1 . האם אתה חש כאבים בחזה – 2 (א) בזמן מנוחה?

(ב) במהלך פעילויות שגרה ביום-יום? (ג) בזמן שאתה מבצע פעילות גופנית? . האם במהלך השנה החולפת – 3 (א) איבדת שיווי משקל עקב סחרחורת? סמן לא – אם הסחרחורת נבעה מנשימת יתר (כולל במהלך פעילות גופנית נמרצת). (ב) איבדת את הכרתך? . האם רופא אבחן שאתה סובל ממחלת האסתמה ולכן בשלושת החודשים האחרונים – 4 (א) נזקקת לטיפול תרופתי? (ב) סבלת מקוצר נשימה או צפצופים? . האם אחד מבני משפחתך מדרגת קרבה ראשונה נפטר – 5 (א) ממחלת לב? אם זו אישה). 65 אם מדובר בגבר, ולפני גיל 55 (ב) ממוות פתאומי בגיל מוקדם? (לפני גיל השנים האחרונות לבצע פעילות גופנית רק תחת השגחה רפואית? 5- . האם הרופא שלך אמר לך ב 6 . האם אתה סובל ממחלה קבועה (כרונית), שאינה נזכרת בשאלות לעיל ועשויה למנוע או להגביל אותך 7 בביצוע פעילות גופנית? . לנשים בהיריון: האם ההיריון הזה או כל היריון קודם הוגדר היריון בסיכון? 8

25 | ' עמית, פולק, מטלון ושות

נספח ו': הצהרה אני, החתום מטה, מצהיר כי קראתי והבנתי את כל השאלון הרפואי שבחלק א' לטופס זה וכל התשובות לשאלות בטופס זה הן שליליות; אני מצהיר כי מסרתי ידיעות מלאות ונכונות על מצבי הרפואי בעבר ובהווה לפי השאלות שנשאלתי בשאלון האמור. ידוע לי כי לאחר שנתיים מיום חתימתי על הצהרת בריאות זו אידרש להמציא הצהרת בריאות חדשה.

שם העובד: ___________________________________________ תעודת זהות: _________________________________________ גיל: ____________________________________________________ חתימה: _______________________________________________ תאריך: ________________________________________________

התועלת הבריאותית של פעילות גופנית סדירה ברורה; חשוב שיותר אנשים יהיו פעילים כל ימות השבוע; ביצוע פעילות גופנית בטוחה מאוד לרוב האנשים; השאלון הזה יבהיר לך באילו מקרים עליך להתייעץ עם הרופא ולהביא תעודה רפואית שלך לפני שתתחיל להתאמן במכון כושר. 45 חשוב להדגיש, מומלץ לבצע פעילות גופנית לאחר קבלת הדרכה ובאופן מדורג, במיוחד אם אתה מעל גיל ובכוונתך לבצע פעילות בעצימות גבוהה ואינך רגיל לעשות זאת.

הצהרת המתאמן: הריני לאשר בחתימתי מטה, כי קראתי והבנתי את תקנון חדר הכושר וכי אמלא את הוראותיו:

הריני מצהיר כי איני סובל מבעיות רפואיות העלולות לסכן אותי בשעת אימון במכון כושר. וכי משרד עו"ד עמית פולק מטלון ושות' אינו אחראי על כל נזק גופני, ציוד אישי או כל בעיה אשר יכולה להגרם .-2 כתוצאה משימוש במתקן חדר הכושר והמקלחות בקומה בנוסף הנני מצהיר כי לא תהיה לי כל טענה, תביעה, שאלה או דרישה כנגד הפירמה.

שם העובד: ___________________________________________ חתימה: _______________________________________________ תאריך: ________________________________________________

26 עמית, פולק, מטלון ושות' |

טיפול במקרה של אבל

כללי: פירמת עמית פולק מטלון ושות' מייחסת חשיבות רבה לטיפול רגיש ומכובד במקרים של פטירת בן משפחה מדרגה ראשונה או חלילה עובד חברה. הגדרות: • עובד המשרד – מי שמתקיימים בינו לבין החברה יחסי עובד מעביד, יועץ, שותף, או שותף שפרש בהגיעו לגיל פרישה. • קרוב משפחה מדרגה ראשונה – קרוב מדרגה ראשונה (בן/בת זוג, הורה, ילד/ה, אח/ות). תוכן הנוהל: הודעה על הפטירה הובא לידיעת שותף / עורך דין מידע על פטירה של בן משפחה מדרגה ראשונה, יודיע השותף על כך מיידית למנהל/ת משאבי אנוש או מי מטעמו, באמצעות מייל מסודר. מחלקת משאבי אנוש תפיץ הודעה במייל המתאימה לכלל עובדי החברה.

במקרה של פטירת בן משפחה מדרגה ראשונה, הנוסח יהא: נושא: הודעה חשובה משרד עמית פולק מטלון ושות' משתתפים בצערו של _________________________ על מות ____________________________. מועד ההלוויה ________________________. יושבים שבעה: _______________________________, שעות ביקור _____________________. שלא תדעו עוד צער.

צוות ההנהלה ועובדי החברה.

במקרה של פטירת עובד משרד, הנוסח יהא: נושא: הודעה חשובה בצער ותדהמה משרד עמית פולק מטלון ושות' מודיע על פטירתו בטרם עת של __________________________. אנו מחזקים את ידי המשפחה, משתתפים בצערה ומקווים שלא ידעו עוד צער. ______________________ עובד במשרד כ _________ משנת _________________. מועד ההלוויה __________________. יושבים שבעה: _____________________________, שעות ביקור _________________________.

צוות ההנהלה ועובדי החברה.

27 | ' עמית, פולק, מטלון ושות

לקיחת חלק באירועי האבלות: גלגל אבל במידת הצורך ובבחינת כל אירוע בגופו תשקל שליחת גלגל אבל מטעם עמית פולק מטלון ושות' לאירוע. אספקה למשרד/ לבית העלמין הרלוונטי. + באחריות רכזת תפעול לבצע הזמנה של גלגל אבל באחריות רכזת תפעול המשרד לוודא כי נציג המשתתף בהלוויה לוקח אתו את גלגל האבל.

ערכת אבלים: באחריות עוזר/ת מנהלת המשרד לבצע הזמנה של מוצרים לבית האבלים.

טיפול במשפחה במקרה של פטירת עובד: במקרה של פטירת עובד יש לגלות את הרגישות המקסימלית בשמירה על קשר עם משפחתו של העובד, וידוא נוכחות בשבעה, לוויה ואירועי האבלות ווידוא טיפול מלא למול חברות הביטוח והפנסיה. השתתפות באירועי אבלות: • שבעה: מחלקת משאבי אנוש תבקר בעצמה או תוודא ביקורים של נציגי המשרד במהלך השבעה של המשפחה האבלה. • ציון מועדי אבלות: על השותף האחראי / מחלקת משאבי אנוש לברר את מנהגי אבלות המשפחה – עלייה

חודש, שנה – ולוודא נציגות ממחלקת העובד במהלך המועדים האלו. 11 , ציון 30- לקבר ב • אחריות - מחלקת משאבי אנוש בשילוב עם מחלקת מנהלה אחראים לביצוע נוהל זה.

חיבור עם חברות הפנסיה: מחלקת משאבי אנוש תוודא חיבור בין המשפחה לביטוח הפנסיוני – על מחלקת משאבי אנוש ליצור קשר עם המתפעל הפנסיוני, לעדכן על פטירת העובד ולבקש ליווי אישי למשפחתו.

28 עמית, פולק, מטלון ושות' |

נוהל קוד לבוש

כללי: בעמית, פולק, מטלון ושות' אנחנו מקיימים סביבת עבודה מכבדת ונעימה, ומנהיגים קוד לבוש בהתאם. מהות הנוהל: כולנו נקפיד על בגדים נקיים, שאינם מרופטים או בלויים, לבוש מכבד שאינו חושפני. הקפידו על אורך נאות למכנסיים / חצאיות, ומראה כללי המכבד משרד אליו נכנסים ויוצאים אורחים במהלך היום. הימנעו מלבישת גופיות ספגטי, מכנסיים עם קרעים וכפכפי ים. על הצוות המשפטי להקפיד על הלבוש המקובל בעת ייצוג בבימ"ש וימי פגישות עם לקוחות.

29 | ' עמית, פולק, מטלון ושות

נוהל שימוש בכרטיס אשראי משרדי

הנחיות אלה מסדירות את המורשים לאישור בשימוש כרטיס אשראי של המשרד עבור תשלומי אגרות, תשלומים הנדרשים בנט המשפט והוצאות עבור לקוחות.

מצריכות אישור שותף. ₪ 100 • אגרות/הוצאות בסכום של עד מורשה לאישור שותף מנהל מחלקה לפי ₪ 1,500 עד לסכום של ₪ 100 • אגרות/הוצאות מסכום של הפירוט להלן:

- ארז חבר (כינוסים ופירוקים). - דורון לוי/רחלי גוז לביא (מיסים).

- יואב עציון (הייטק). - אמיתי ארליך (נדל"ן). - אמיר גולדמן (נאמנויות וניהול לקוחות פרטיים). - אורי אביגד (התחדשות עירונית). - בועז אדלשטיין (ליטיגציה). - שרון לובצקי (תובענות ייצוגיות).

- סלאם חאמד (תכנון ובניה). - שני אשכנזי (דיני עבודה). - דני מרקוביץ (שוק ההון). - רנית קסוס (נדל"ן חו"ל).

נדרש: ₪ 1,500 • אגרות/הוצאות בסכום של מעל . אישור שותף מנהל מחלקה כפי שצוין לעיל. 1 . אישור לאה חסידי ממחלקת הנהלת חשבונות שהסכום הועבר למשרד ע"י הלקוח. 2 • לאחר השימוש בכ"א המשרדי יש לעדכן את מחלקת הכספים אודות השימוש, בצירוף חשבונית מס או אישור תשלום האגרה. • מידי רבעון יופק עבורכם דו"ח הוצאות שטרם חויבו בחשבונות עסקה ללקוח ודו"ח הוצאות שהלקוח חויב בחשבון עסקה וטרם שילם. אנא ודאו שהלקוח אכן מחויב ומשלם את ההוצאה. • ככלל, מומלץ לבקש מהלקוח את החזר ההוצאה לפני שמבצעים את התשלום לספק.

30 עמית, פולק, מטלון ושות' |

נוהל תקציב נסיעות לחו"ל וביגוד

כללי: שותפים ויועצים מיוחדים אשר טסים לחו"ל זכאים להחזר עבור הוצאותיהם, וזכאים לתקציב ביגוד שנתי. הנחת עבודה: על מנת לממש את הטבת התקציב על הנסיעה להיות קשורה לעבודה באופן עקיף או ישיר: כלומר לכלול פגישה עם לקוח / לקוח פוטנציאלי וכד'. למען הסר סופק יובהר כי התקציב לא כולל בתי מלון בארץ (פרט לכנסים מקצועיים של עורכי דין כגון כנסים של הלשכה), לא כולל בני זוג.

תקציב נסיעות וביגוד לשותפים ויועצים מיוחדים:

התקציב קשור באופן ישיר להוצאות נסיעות לחו"ל וביגוד לעבודה:

כולל מע"מ (העברה בנקאית כנגד חשבוניות) – הנסיעות ₪ 3,500 – תקציב נסיעות לחו״ל בגין עבודה צריכות להיות קשורות לעבודה באופן עקיף או ישיר, כלומר לכלול פגישה עם לקוח / לקוח פוטנציאלי וכד'. כולל מע"מ (העברה בנקאית כנגד חשבוניות) – המדובר בביגוד לצרכי עבודה בלבד. ₪ 3,000 – תקציב ביגוד התקציב ניתן לניצול באופן הבא: .2024 ניתנות לניצול עד סוף 2022 • יתרות עד סוף שנת - ניתן לנצל במשך שנתיים קלנדריות מתום השנה בה קיימת זכאות לשותף/ 2023 • תקציב שנתי החל משנת .)2025 יכול להיות מנוצל עד וכולל שנת 2023 יועץ (לדוג', תקציב התקציב אינו ניתן לפדיון בכסף.

31 | ' עמית, פולק, מטלון ושות

נוהל פתיחת תיק חדש ולקוח חדש פתיחת תיק חדש ו/או לקוח חדש הינה פעולה הגוררת משמעויות כלכליות ולכן יש לפעול על פי נוהל כללי: מסודר שיבטיח חיובים רלוונטים. לאחר מילוי הפרטים הרלוונטים אודות הלקוח והתיק שיש לפתוח, יש לאשר את הפתיחה עם מהות הנוהל: שותף הרלוונטי.

פתיחת לקוח חדש טפסים: 2 יש למלא

• פתיחת לקוח חדש (נספח ז'). • פתיחת תיק חדש (נספח ח').

פתיחת לקוח חדש – בעת פתיחת לקוח חדש יש לספק את הפרטים הבאים: • שם לקוח או שם חברה. • מספר ח.פ. או תעודת זהות של הלקוח. • פרטים: שם פרטי, שם משפחה ותפקיד בחברה.

• מספר טלפון. • מספר פקס. • מספר נייד. • מייל. • שם השותף המטפל ומחלקה.

פתיחת תיק חדש - בעת פתיחת לקוח חדש יש לספק את הפרטים הבאים: • שם תיק. • סוג תיק. • יש לסמן ניגוד עניינים. • יש להשלים בטופס הסדר שכ"ט ולסמן האם במסגרת התיק יינתן ללקוח "שרות עסקי"? דגשים: . נדרשת חובה חתימת שותף על כל טופס בנפרד. 1

. במידה והלקוח קיים במערכת צריך לשלוח רק את טופס פתיחת התיק. 2 .3495/2 - . במזכירות יפתחו תת תיק לדוגמא 3495 - לדוגמא מספר לקוח

.3495/2.3 וייפתח לדוגמא תיק 3495/2 בנוסף, אם רוצים לפתוח תת תיק עם נקודה צריך לרשום שהתיק יהיה . אם השותף שחותם על הטופס השני (פתיחת תיק) אינו השותף שמוגדר במערכת כאחראי ללקוח – אז יש 3 לקבל גם את חתימתו של השותף שאחראי ללקוח לפני שפותחים תיק חדש אצל הלקוח. . מילוי טפסי מחלקת היי טק – הטפסים לתיק חדש או לקוח חדש נמצאים בוורד תחת הטמפלטים של 4 המשרד. . בכל פעם שנפתח לקוח חדש, יש למלא את הפרמטרים המופיעים על גבי הטופס (כולל מה שמודגש בצהוב) 5 / לצבי. 6 ולשלוח לקבלה קומה

32 עמית, פולק, מטלון ושות' |

נספח ז' - טופס פתיחת לקוח חדש מובהר בזאת כי יש למלא את כל השדות בטופס. טופס לא מלא לא יטופל.

פרטי הלקוח

שם הלקוח

לקוח ישראלי / זר נא לסמן בצהוב את התשובה הנכונה למילוי מחלקת הייטק מהו תחום עיסוקו העיקרי של הלקוח?

שלב התפתחות הלקוח - למילוי מחלקת הייטק

Pre-seed

Seed

Round A

Growth

Mature

Fund/Investor

International

נא לציין בצהוב את התשובה הנכונה מאיפה הגיע הלקוח?

אחר [אם כן, ציין פה מאיפה]

חבר/קרוב [אם כן, ציין פה את שם הקרוב/חבר]

הרצאה [אם כן, ציין מאיזה הרצאה]

ממליץ [אם כן, ציין פה את הממליץ] שם

האם הלקוח חסוי?

עורכי דין מטפלים

שותף אחראי

מחלקה

ניגוד עניינים

שכר טרחה

מהו סוג הסדר השכ"ט - ריטיינר, שעות, פיקס או מיוחד: יש לצרף כל הסדר שכ"ט מיוחד כתנאי לפתיחת הסדרה

האם ישנם עניין אישי ו/או התחייבות או נאמנות כלפי אחר ו/או עומס עבודה ו/או סיבה אחרת המונעת ייצוג הלקוח?

כן / לא

פרטי קשר

כתובת דואר

דוא"ל

פקס

טלפון קווי

טלפון נייד

שם

כללי איש קשר קשר לחשבונות

למילוי אחראי פתיחת תיקים בלבד לאחר בדיקה למול חמשת השותפים הבכירים אישור:

לשימוש מחלקת היי-טק בלבד אני מאשר שהוגש פלט דירוג שם עו"ד שהפנה את הלקוח למשרדנו

[לחץ כאן והקלד אם יש או אין ניגוד עניינים]

חתימת שותף אחראי: תאריך: זהות המבקש:

33 | ' עמית, פולק, מטלון ושות

נספח ח' - טופס פתיחת תיק חדש מובהר בזאת כי יש למלא את כל השדות בטופס. טופס לא מלא לא יטופל.

הלקוח

לקוח ישראלי/זר

מספר הלקוח

שם הלקוח

התיק החדש

שם התיק באנגלית או בעברית [אין לשלב]

שותף מטפל

מחלקה

תיאור עובדתי קצר של הפעילות וסוג הטיפול המשפטי הצפוי

תאריך התחלת הפעילות

מתמחים מטפלים

עורכי דין מטפלים

סוג התיק - נא סמן בצהוב את סוג התיק הרצוי FileSite- לקביעת מאפיין התיק ב

חברה

עסקת השקעה

ליטיגציה

כללי

Investment Transaction

SEC Filing

Corporate

General

הסדר שכר טרחה

ניגוד עניינים

בחר מהו סוג הסדר השכ"ט- ריטיינר, שעות, פיקס או מיוחד: יש לצרף הסדר שכ"ט חתום ע"י הלקוח– יש לצרפו לטופס זה כתנאי לפתיחת הסדרה

האם ישנם עניין אישי ו/או התחייבות או נאמנות כלפי אחר ו/או עומס עבודה ו/או סיבה אחרת המונעת ייצוג הלקוח?

כן/לא

נוהל הכרת לקוח

כן/לא

האם במסגרת התיק יינתן ללקוח "שרות עסקי"?

במידה והתשובה חיובית, חובה להשלים את כל הפרטים הבאים –

השירות העסקי שיינתן: [____________________________] מספר זיהוי של הלקוח: [____________________________] בעלי השליטה הסופיים בלקוח (ככל שמדובר בתאגיד): [שם], [מספר זיהוי] הערכת הסיכון בוצעה על ידי: ______________________ חתימתו) + (שם השותף למילוי אחראי פתיחת תיקים בלבד (לאחר בדיקה למול חמשת השותפים הבכירים)

פרטים כלליים

האם בוצע במלואו נוהל הכרת לקוח? כן/לא

תיק פיזי

חתימת שותף אחראי:

אנא ציין איזה תיק פיזי לפתוח: קלסר גדול/ קלסר בינוני/ תיקיה.

תאריך: שם המבקש:

34 עמית, פולק, מטלון ושות' |

1956- נוסד ב

,D , בניין 18 , רח' ראול ולנברג APM בית 6971915 רמת החייל, תל אביב

apm@apm.law www.apm.law

03-568-9089 משרד 073-380-0608 פקס.

35 | ' עמית, פולק, מטלון ושות

03-6839666 עיצוב גרפי ודיגיטציה: דיגיטלר

2023 גרסת מנהלים | חוברת נהלים כוללת | ' עמית, פולק, מטלון ושות